En controller måste ha delat fokus på integriteten av balansräkningen och sömlös automatisering

Blogg post

Controllers har sakkunskap inom sitt ämne. De behöver leda och influera.

Controllers är väl positionerade att se, utvärdera och förstå transaktionseffektivitet samt kontrollera risker runt om i organisationen. De är ämnesexperter på redovisnings- och finansprocessoperationer, teknologi, och kontroller. De har skapat relationer med interna och externa revisorer. De är respekterade.

Många organisationer hanterar sina finans- och redovisningsrisker så som man alltid har gjort och har utdaterade förståelser för risk och väsentlighet. Controllers behöver använda sin expertis för att influera beslutsfattare och intressenter till att förflytta sig från äldre förståelser av väsentlighet, kontroller och risker. De behöver driva process- och policyförändringar och, om möjligt, förändringar av tjänsteleveransmodeller.

Controllers bör förvänta sig, och driva, en sofistikerad förståelse av balansräkningsrisker.

Controllers behöver balansera efterfrågan på mervärdesleverans (t.ex. bättre och snabbare information) med efterfrågan på större operativ excellens (t.ex. smidigare och mer agila processer). Allt detta medan de fullföljer sina förvaltaruppdrag relaterade till redovisning och skyddande av tillgångar. Deras behov av den helautomatiska hanteringen av repetitiva uppgifter med applicering av robusta kontroller är höga.

Företagens tillvägagångssätt för att bestämma frekvensen och timingen av kontoavstämningar varierar, ibland med en avsevärd skillnad, och de är ofta en kombination av objektiva och subjektiva omdömen baserade på det specifika företagets riskprofil. Controllers måste kunna dynamiskt rangordna riskerna med balansräkning och tillämpa riskbaserade godkännanden.

En riskbaserad strategi bör inkludera algoritmer som överväger följande:

Väsentlighet
Rörlighet
Aktivitet
Mottaglighet
Komplexitet

Exempel på riskfaktorer som behöver bli dynamiskt kodifierade inkluderar:

Balansfluktuationer från föregående månad överskrider tröskelvärdet för väsentlighet
En ökning av aktivitetsnivån med mer än väsentlighetströskeln
Omvändning av normal balans (t.ex. ett konto med debetbalans har en kreditbalans
En balansförändring på ett “fryst” konto
Antalet manuella journalposter som bokförs på ett konto ökar med mer än vad tröskelvärdet för väsentlighet tillåter

Controllers behöver vara mer urskiljande kring vad de stämmer av, hur ofta och när.

Controllers bör förvänta sig en större transaktionsvolym och måste kunna fullständigt bearbeta/processa den.

Kunder och konsumenters smak, behov, och önskemål utvecklas. Fort. Som reaktion på detta söker företag aggressivt nya kunder och är hyperfokuserade på kundlojalitet. En del av reaktionen inkluderar digitaliseringen av produkter och tjänster. En annan del av reaktionen är anpassning av erbjudanden. Kort sagt, företag marknadsför sig med fler erbjudanden och prisalternativ och modeller. Controllern måste kunna hantera dessa olika transaktionstyper och komplexitet.

Företag arbetar med att driva kunder till elektroniska betalningsalternativ. Dessa betalningsalternativ erbjuder enkelhet, stabilitet, skalbarhet, och förbättrat kassaflöde. Detta är kritiskt för alla företag.

Controllers kommer behöva, och måste förvänta sig, att kunna bearbeta dessa transaktioner felfritt. Driven av ökad transaktionskomplexitet, volym, och ökat antal kanaler, så kommer automatiseringen av matchning öka sitt värde för nästintill alla företag.

Controllers måste ha en automatiserad och robust matchningskapacitet, inklusive flexibla:

Valideringsregler
Arbetsflödesregler
Algoritmer
Hantering och matchning av öppna poster

Controllers bör förvänta sig att de måste driva processautomatisering till nya höjder.

Standardiserade och förenklade processer har lättare att bli automatiserade. Enligt The Hacket Group, är 50% av aktiviteter som omfattar typiska konto-till-rapport processer utförda manuellt, till stor del eftersom de är bestående av höga nivåer av processvariabilitet. De flesta av alla finansorganisationer arbetar fortfarande med äldre system och datamiljöer, och har inte ännu tagit steget till nästa generations lösningar. Det här betyder att de tar längre tid på sig att hämta, granska och bearbeta transaktionsinformation i hela verksamheten.

Aktörer som tidigare har tagit detta steg har bytt plattform till nya ERP-system och använder denna möjlighet man bara får en gång var generation för att finjustera datamodellen, kartläggningar och integrationer. De utnyttjar enklare filstrukturer och enklare tillgång till transaktions- och analytiska data. Ribban höjs, när >80% automatisering av avstämning av balansräkningen nu är en realistisk möjlighet.

Eftersom processkvalitet är väsentligt för framgången av finansorganisationer så ålägger det controllers och chefer att optimera redovisningsprocesser och skapa större affärsvärde. Organisationer som siktar på topprestation bör omforma sig genom att:

Få ett mandat att standardisera
Implementera en verksamhetsmodell på gruppnivå
Investera i att säkra och behålla de bästa talangerna
Etablera transformationsfaser
Fokusera på att optimera och kombinera teknologi från den traditionella och digitala eran
Sätta nya prestationsmål och anpassa till fortsatta förbättringsmål

Slutord: Controllers bör förvänta sig att bli förändringsledare.

Det främsta transformationsproblemet för finanschefer, enligt The Hacket Group, är att investera i och accelerera en digital transformering. Det kommer oundvikligen att driva förändringar inom företagens verksamhetsmodeller. I takt med att den digitala verksamheten mognar, så automatiseras transaktionsarbetet och kunskapsarbetet stöds av analyser. Företag måste tänka om, omarbeta, och radikalt utveckla sina verksamhetsmodeller med tiden. Verksamhetsmodellens framgång i framtiden involverar beslut kring omfattning, visshetsgrad och placering av arbete som utnyttjar organisationers kompetenscentrum, affärsenheter med kundkontakt, globala företagstjänsters roll, och strategiska partnerskap.

Controllers för med sig viktiga och nödvändiga perspektiv och sakkunskaper till dessa kritiska beslut. De bör leda med självsäkerhet.

Bill Marchionni, Account-to-Report Advisory Global Program Leader, The Hackett Group

Stephen Ferguson, Account-to-Report Advisory, EMEA Program Leader, The Hackett Group