Årsbokslutet: Det stora testet

Årsbokslut: Nu måste allt fungera tillsammans

Allt måste komma samman i årsbokslutet. Och på något sätt lyckas det. Men de stora frågorna är:

• Fungerade får arbetsprocess?
• Förbättrar och utvecklar vi fler förmågor?
• Exponerade vi oss för rätt mängd av risk?
• Är vi, och andra, självsäkra i arbetet vi gjort och godkänt?
• Har vi robusta processer som klarar av att användas löpande?

Företag som bokför och rapporterar snabbt och korrekt, och med stor insikt, njuter av förtroendet från styrelsen och offentligheten. Dessa företag kan fokusera mer intensivt, och snabbare, på företagets behov och konkurrenskraftig respons.

Att göra boksluten snabbt och korrekt bör vara en grundläggande förmåga. Dock är det, enligt The Hackett Group®, färre än 10% av företag som har en optimerad bokslutsprocess.

De med en suboptimerad bokslutsprocess har ofta:

• Problem med systemintegration
• Begränsad insikt och förståelse för transaktionsprocesser och risker med finansrapporter
• Onödiga manuella arbetsuppgifter (t.ex. bearbetning, kontroller, rapporteringar)
• En brist på bästa praxis i sin modell för tillhandahållande av tjänster
• Ej standardiserade processer och metoder
• Svårighet att övervaka, förstå, och förbättra företagets processresultat

Å andra sidan har ledande företag designat och implementerat en finans- och redovisningsmodell för tillhandahållande av tjänster som tillåter n att fokusera på beslutsfattande och beslutsstöd.

Det typiska bokslutet: Inte vackert.

Data från The Hackett Group® målar upp en bild – en bild av företag med höga nivåer av manuell bearbetning, och med manuella kontroller, i deras bokföringsprocess:

• Bara 41% av uppgifter från registrering till rapportering är automatiserade
• Bara 19% av kontoavstämningar är helt automatiserade, jämfört med 60% för ledande företag
• 80% av journalposter är automatiserade, jämfört med 96% för ledande företag
• 28% av manuella journalposter är korrigering av poster

Manuella processer och uppgifter bär med sig onödiga risker för finans- och ledningsrapportering, samt för skyddande av tillgångar.

Manuellt arbete leder också till underutnyttjade av talanger. vill ha yrkesmässig utveckling. De är också tids- och resursbegränsade.

Därmed åligger det ekonomiavdelningens chefer att förvandla modellen för tillhandahållande av tjänster genom att:

• Minska kontrollerbar komplexitet
• Omdesigna processer baserat på sofistikerad identifiering och utvärdering av risker
• Automatisera uppgifter enligt framväxande och ledande bästa metoder
• Skapa förutsättningar för ekonomimedarbetare att kunna fokusera på beslutsfattning
• Säkerställa att arbetet utfört av teamet driver nya färdigheter och förmågor

Det finns kraft i ett automatiserat bokslut.

Ledande företag tar med sig viktiga koncept och metoder från ett automatiserat flöde till bokslutsarbetet.

Ett automatiserat bokslut kommer delvis utmärkas av:

• En tydlig avgränsning av roller och ansvar (t.ex. RACI modellen)
• Integrering av transaktionsbehandling och automatisering ner till uppgiftsnivån
• Automatiserade kontroller (resultat och övervakning)
• Insyn i realtid i bokslutsaktiviteter
• Policyer och metoder baserade på sofistikerade utvärderingar av risker i balansräkningen
• Stark datastyrning

Fördelar med ett automatiserat bokslut är signifikanta – i typ, och i storleken av de fördelar som uppnåtts. Fördelarna inkluderar:

• Förbättrad agilitet och större kapacitet
• Förbättrad effektivitet (t.ex. resursutnyttjande, cykeltider)
• Bättre precision och mindre omarbetning
• Mer värdefull synlighet för data, och förbättrad rapportering
• En förbättrad kontrollmiljö
• Förbättrade färdigheter och utveckling av kapacitet

Övervinna utmaningar och motstånd.

Det främsta transformationsfokuset för finanschefer, enligt The Hackett Group®, är att investera i och accelerera den digitala transformeringen. Detta har varit fallet i flera år. Framgången av en organisations strategiska initiativ för digital transformeringen kommer bero på, till stor del, de automatiseringsbeslut som tas och framgången av deras integrationer mellan system.

Det enda konstanta är förändring. Eller så brukar man säga. Den olyckliga följden är att de flesta människor ogillar förändring. Osäkerheten som skapas av den. Det här blir en stor utmaning för ekonomiavdelningens chefer som vill driva förändringar, vare sig det sker genom fortsatt förbättring eller genom storskaliga transformeringsinitiativ och projekt.

Att övervinna utmaningar och motstånd till förändring är att göra det eller gå under. Viktiga steg inkluderar:

• Stödjandet av chefer – dela visionen; erhåll och skydda finansieringen; Framhäv ”Varför?” och ”Varför nu?”
• Engagera, Engagera, Engagera – skapa visionen av hur förändringen kommer vara fördelaktig för ekonomiavdelningen (t.ex. arbete med mervärde; viktiga interaktioner med företagsledare; större personlig synlighet; färre, fler förutsägbara timmar; marknadsmässiga färdigheter)
• Strategi för förändringshantering – strukturerad, integrerad med projekthantering
• Kommunikation – Fullständig. Uppriktig. Frekvent.
• Resurser – dedikerade resurser för förändringshantering

Slutord

Bokslut är Det Stora Testet. Det testar alla beslut tagna kring människor, processer och teknologi. Beslut kring risker, väsentlighet, standardisering, automatisering, kontrollmiljön. Listan kan göras lång. Och det här testet avslöjar konsekvenserna av beslut som inte har tagits. Och investeringar som inte har optimerats.

Oavsett resultaten av det här testet, huruvida ni fick höga eller låga poäng, eller någonstans däremellan, så är det mycket viktigt att hålla kvar fokus på den digitala transformationen av bokföringsprocessen. Att skapa agilitet och kapacitet. Och att förbättra professionella möjligheter.

Integrera principer för kontinuerlig förbättring. Skapa förändringar. Förbli engagerad i digital transformering. Den konkurrensutsatta miljön kräver inget mindre.

Bill Marchionni, Account-to-Report Advisory Global Program Leader, The Hackett Group