När kvällarna blir långa, och kylan sätter in, finns det tecken på att du har påbörjat din årsredovisning.

Vi känner många ekonomimedarbetare som kan behöva lite uppmuntran just när tidsfristerna för årsbokslut och periodslut närmar sig.

För det är bara i de hektiska perioderna som samspelet i laget sätts på prov. Vem har inte känt av stressen när du inte kan slutföra en uppgift för att du saknar information från en kollega? Eller de utmaningar som uppstår när en nyckelmedarbetare insjuknar, och ingen riktigt har kontroll över den aktuella personens rutiner och arbetsuppgifter?

Lyckligtvis finns det enkla saker du kan göra för att hjälpa ditt team.

TYDLIG FÖRDELNING AV ROLLER ÄR NYCKELN TILL ETT SAMMANSVETSAT TEAM

Tänk dig ett fotbollslag där alla är anfallare. Ja, du kan säkert göra många mål, men du kommer inte att vinna några matcher. Detta är även fallet för redovisningsteam. Ändå finns det fortfarande många verksamheter där ute som inte har en tydlig rollfördelning på avdelningen.

Nyckeln till god interaktion inom ett team handlar om att varje enskild medarbetare känner till sina egna och andras roller, och hur samspelet sker dem emellan. Ibland kan man också tänka att vissa uppgifter tillhör teamet, och inte individer. Det ska då vara tydligt för de anställda vad som gäller och när.

Man kan leva med lite otydliga eller förlegade riktlinjer om allt går som det ska, men i de hektiska perioderna kommer det alltid att vara något oförutsett som påverkar processen. Vissa kan bli sjuka, vissa kan ligga efter med sina leveranser, medan andra kan ha tid över utan att kunna påbörja nästa uppgift.

Du bör därför se till att medarbetarna inte bara vet vad deras eget ansvar är, utan också hur de ska hantera de ”vad-om”-scenarier som kan uppstå. Vad ska Hanna göra om Robert inte lyckas leverera inom deadline, eller vad ska teamet göra om siffrorna från ett av dotterbolagen är försenade?

BRA RUTINBESKRIVNINGAR GÖR LAGET MINDRE SÅRBART

När medarbetarna känner till sin egen och andras roll blir nästa steg att skapa bra rutinbeskrivningar. I ett team som är väl integrerat så kan medarbetarna på ett naturligt sätt veta hur bra de andra i teamet utför sina uppgifter. Men, om du tar in en vikarie eller anställer en ny medarbetare blir situationen snabbt annorlunda.

Med bra rutinbeskrivningar på plats kommer du att märka att teamet blir mindre sårbart för förändringar i bemanningen, som till exempel under semesterperioden. Nyanställda kommer förmodligen alltid att behöva lite uppföljning, men med rutiner som är väl beskrivna går det snabbare för dem att komma i gång – och det utan att kräva mer ansträngning från dig.

Det finns flera fördelar med att ha systematiserade roller och rutinbeskrivningar. Du ger de anställda mycket större flexibilitet i anslutning till arbetsplatsen, eftersom det då spelar liten roll om de fysiskt är på kontoret eller sitter hemma. Detta är också särskilt användbart när det är dåligt utbud på arbetsmarknaden, eftersom en nyanställd lika gärna kan bo någon annanstans än där huvudkontoret ligger.

DELA UPP UPPGIFTERNA OCH FÖRDELA DEM

Det tredje steget för bättre interaktion i ett ekonomiteam handlar om att dela upp större uppgifter i flera delar.

En av utmaningarna med period- och årsbokslut är att de innebär långa processer som involverar flera medarbetare innan uppdraget kan slutföras. Genom att dela upp uppgifterna i huvud- och deluppgifter kommer teamet att uppleva mer överblick och kontroll i vardagen. Varje anställd kan själv övervaka statusen för sina arbetsuppgifter och påverka sina kollegors vardag.

Om du inte använder ett digitalt uppgiftssystem idag så borde det vara något du bör överväga att skaffa. Det kommer inte bara att göra planeringen av period- och årsbokslut mycket effektivare, utan det kommer även att hjälpa medarbetarna att snabbt orientera sig samtidigt som man inte behöver göra den övningen inför varje periodbokslut.

Läs mer: Hur förbättrar du kommunikationen på ekonomiavdelningen

BEHANDLA ORSAKEN, INTE SYMPTOMEN

Även om dessa råd kan stödja redovisningsteamet i deras dagliga verksamhet, löser de inte nödvändigtvis grundorsaken till utmaningarna. Vår erfarenhet är att det i de flesta fall handlar om bristen på tid för att få en bra överblick och kontroll. Det är ofta så att medarbetarna är så belastade med arbetsuppgifter att de inte har möjlighet att orientera sig kring helhetsstatusen inom teamet. Konsekvensen kan bli att de anställda upplever mycket stress samtidigt som risken för felrapportering ökar.

Ett bra ställe att börja på är att automatisera de mest tidskrävande uppgifterna i slutet av periodbokslutet. Det kommer inte bara att hjälpa de anställda att ta tillbaka sin tid, det kan också bidra till betydande kostnadsbesparingar.