Tre typer av finansiella kontroller för att minska organisatoriska risker

Blogg post

En organisations finansiella kontroller och ramverk för efterlevnad (compliance)  är en av de viktigaste delarna av bokslutet och effektiviteten är helt beroende av organisationen, dess verktyg, och dess implementerade processer. De ska förse ekonomiavdelningen med tillförlitlighet, finansiell efterlevnad,  tydlig insikt, detaljerad insyn i bokslutsprocessen, och utvecklas med organisationen. Organisationer som misslyckas med att fokusera på och sätta upp omfattande kontroller riskerar oavsiktliga överträdelser som kan påverka framgången av verksamheten i sin helhet.

“Över 90% av deltagarna anser att de har etablerat bolagsstyrningsramverk för att hantera risk, men mindre än en fjärdedel är helt säkra på att nyckelkontrollerna fungerar effektivt” – PwC Survey

Alla organisationers finansiella kontroller faller inom en av tre kategorier:

Reaktiv

Finansiella kontroller är utformade men inte effektiva. De är alltid ett steg efter  och ofta hanterade i olika kalkylark och dokument vilket resulterar i:

  • Låg nivå av standardisering
  • Ingen automatisering
  • Ökad risk för compliance-överträdelser och förlust av inkomster

Proaktiv

Finansiella kontroller är utformade och tillräckligt dokumenterade, och det finns engagemang för standardisering och automatisering vilket leder till:

  • Dokumenterade kontroller
  • Standardisering
  • Automatisering
  • Ingen koppling till andra bokslutsaktiviteter

Världsklass

Finansiella kontroller är integrerade, standardiserade och kontinuerligt övervakade i realtid genom hela organisationen som en del av ett mer övergripande ramverk som är:

  • Automatiserat och standardiserat över hela företaget
  • En del av ett holistiskt internt ramverk
  • Top-down tillvägagångssätt
  • Ägt av företaget

“ I företag som har behövt skicka in deras finansrapporter igen , trodde 80% att deras kontroller var effektiva innan de i efterhand fick reda på att de var ineffektiva” – Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) Survey

Hantera interna kontroller för att minska risk

Interna kontroller skapar ett säkerhetsnät som mildrar risk. Om din organisations nuvarande ramverk för riskhantering  inte har nått upp till världsklass finns det steg du kan ta för att förbättra din process. När en organisations ramar för finansiella kontroller har blivit definierad baserat på kriterierna här ovan kan målsättningar och lösningar för implementering börja röra sig mot världsklass.

Det är viktigt att komma ihåg att ändamålet av ett internt ramverk är mer än bara finansiella kontroller. Det är tänkt att främja operativ exakthet och effektivitet, försäkra efterlevnad med interna policyer och legala krav och fylla företagets morala skyldighet mot dess anställda, kunder och intressenter.

Generellt kan du kategorisera ett effektivt ramverk i tre större typer av intern kontroll. Förebyggande, detektiv och korrigerande.

Förebyggande interna kontroller

Förebyggande typer av interna kontroller är menade att stoppa fel innan de händer. T.ex.  kontroller och balanser för att säkerställa exakt rapportering.

Standardiserade förebyggande kontroller i finansiering och redovisning inkluderar att separera ansvar över vardagliga arbetsuppgifter såsom auktorisera transaktioner eller förbereda, granska och godkänna avstämningar.

Interna detektivkontroller

Interna detektivkontroller är menade att hitta fel efter att de har skett men innan de funnits tillräckligt länge för att bli stora problem.

De flesta interna kontrollerna för ekonomiavdelningen faller inom denna kategori. Exempelvis internrevision som ger rapporter och insyn i compliance, hitta hål eller fel innan extern revision, men även finansiell rapportering och avstämningar som identifierar fel och erbjuder data kring  en organisations generella finansiella hälsa.

Korrigerade interna kontroller

Korrigerande typer av interna kontroller är menade att undvika upprepning av tidigare fel som identifierats av detektivkontroller för att förbättra processen som orsakar risker för organisationen.

Dessa är viktiga interna kontroller för ekonomiavdelningen. Om upprepade fel inte adresseras arbetar medarbetare  med problemlösning istället för att kunna bidra med värdefulla insikter om data för  företaget som de förväntas göra idag. Lösningar som automatiserande programvaror för bokslut kan effektivisera manuella processer och skapa  förbättrad hastighet och noggrannhet samt ge ekonomiavdelningen tiden och resurserna som krävs för att identifiera fel.

“Medan de flesta företag har gjort steg för att standardisera deras kontroller, över 50% säger att deras kostnad för efterlevnad fortfarande ökar, och över 70% känner att bördan av efterlevnad kommer att öka med tid” – Financial Executives Research Foundation.

Växande inflation, stigande räntor, och risken för lågkonjunktur kombinerat med pågående utmaningar med att integrera ESG och andra regelförändringar fortsätter att sätta stor press på ekonomiavdelningen. För att gå från reaktiv till världsklass så måste ledare inom finans och ekonomi investera i lösningar för att effektivisera och förbättra deras finansiella kontroller och ramverk för risker.