Identifiera väsentliga svagheter i din interna kontroll för den finansiella rapporteringen

Trots turbulensen och oförutsägbarheten i början av 2020 är förtroendet för den ekonomiska återhämtningen en fortsatt uppåtgående trend. I den nya upplagan av PwC:s årliga VD-undersökning uppgav 77 procent av de tillfrågade att de förväntar sig att den globala ekonomiska tillväxten kommer att förbättras under de kommande åren. Över hälften av dessa uppvisar ett högt förtroende för att öka sitt eget företags intäkter.

Möjlighet till tillväxt, potential för svagheter

Med VD:s som är fokuserade på tillväxt bör CFO:er vara beredda på att kunna skala upp sin verksamhet effektivt. Detta inkluderar att förbättra viktiga processer, som bokslutet, för att vara tillräckligt robust för att hantera en mer intensiv arbetsbelastning. Genom att proaktivt förutse de utmaningar som följer med att skala upp verksamheten kan finans- och ekonomiavdelningen hantera ökningar samtidigt som man frigör tid för att effektivt bygga strategier för att växa hela organisationen.

I takt med att företag skalar upp kommer finans- och ekonomiavdelningen att behöva arbeta mer och i snabbare takt. Föråldrade processer som manuell matchning och kalkylblad kommer helt enkelt inte kunna hantera fler människor, nya processer och en ökad volym av avstämningar. Detta leder till en enorm belastning för finans- och ekonomiavdelningen. På grund av detta vänder sig många till automatiseringslösningar för bokslutet för att kunna minska de långdragna manuella processerna och förbättra insynen och noggrannheten i deras finansiella data.

Anledningar till att identifiera väsentliga svagheter

Vi har tidigare diskuterat fördelarna med SOX-compliance för CFO:er; låt oss nu titta närmare på intern kontroll för den finansiella rapporteringen specifikt.

SEC definerar en väsentlig svaghet (material weakness, MW) som ”en brist, eller kombination av brister, i interna kontroller för finansiell rapportering (ICFR) där det finns risk att väsentliga felaktigheter i företagets års- eller delårsrapporter inte kommer att förhindras eller upptäckas i tid.” Enkelt uttryckt är detta alla luckor i ett företags ekonomiprocesser som kan orsaka osäkerhet eller felaktigheter i de rapporterade siffrorna.

Historiskt sett har en MW i ett företags ICFR följts av negativa konsekvenser, som minskat förtroende från intressenter eller dålig press. De senaste åren har dock fler och fler företag avslöjat dessa sårbarheter. Faktum är att forskning från PwC visar att sedan 2016 har i genomsnitt 43 procent av de företag som börsnoteras avslöjat minst en väsentlig svaghet i förväg. Detta väcker frågan: om en MW reflekterar dåligt på ett företag, varför avslöja den?

1. Företagsbesiktning

Först och främst är det växande antalet företag som redovisar MW en tydlig indikator på att det finns marknadsförväntningar på att företag ska ha en stark förståelse för sina interna kontroller, särskilt innan processen för börsintroduktion inleds. Eftersom offentliga företag måste följa statliga regler och compliance är identifiering av luckor det första steget mot att reparera dem.

2. Transparens

Det finns inga möjligheter som är helt utan risk. Kunniga investerare är medvetna om detta: det finns en anledning till att det kallas ”riskreducering” och inte ”riskeliminering”. Företag som identifierar en MW ger potentiella investerare full insyn i de risker de skulle ta på sig. Detta ger dem den information som behövs för att fatta fullt informerade beslut. När det presenteras på ett ansvarsfullt sätt kan transparens faktiskt öka investerarnas förtroende.

3. Vidta åtgärder

Viktigast av allt, att identifiera en väsentlig svaghet ger också företag möjlighet att lösa den. Samma PwC-studie visade att 98 procent av företagen som avslöjade MW också inkluderade åtgärdsplaner för att hantera dem, ofta genom att implementera mer än en lösning. Genom att förbättra sin ICFR kan företag minska risken, öka intressenternas förtroende och driva sitt totala värde uppåt.

De vanligaste formerna av väsentlig svaghet (MW) – och hur man åtgärdar dem

Alla företag kan dra nytta av att ha ett starkt ramverk för interna kontroller, även om de inte planerar att bli introducerade på börsen inom en snar framtid. I allmänhet identifierar företag färre problem med intern kontroll om de arbetar under regler för företag på börsen som GAAP eller SOX-överensstämmelser 6 till 12 månader före börsintroduktionen. Detta leder till att färre informationsposter blir offentliga och visar dessutom på åtagande för att skydda värdet för intressenter.

PwC rapporterar att av de identifierade problemen lämnar företag oftast ut en MW orsakad av:

• Underbemannade redovisningsteam
• Bristande insyn i den finansiella rapporteringen
• Ekonomiprocesser som inte är standardiserade

För att åtgärda dessa MW kan företag:

1. fastställa eller revidera sina standardiserade processer och/eller
2. anställa ytterligare personal.

Att anställa kan vara ett effektivt tillvägagångssätt. Men onboarding av ny personal kan bli en dyr och besvärlig process, särskilt om ett ekonomiteam inte har en standardiserad process på plats. Företag som vill förbättra sin ICFR skulle därför gynnas mer av att implementera eller utöka automatiseringen av bokslutsprocessen.

Automatisering av bokslutsprocessen kan ge många fördelar för finans- och ekonomiavdelningen. Fördelarna inkluderar en förkortad bokslutsprocess, ökad insyn och förtroende för finansiella rapporter, färre flaskhalsar, förbättrad teammoral och mer tid för ett värdeskapande arbete.

Var och en av fördelarna som tillhandahålls av automatisering kan leda till färre fall av väsentlig svaghet i ett företags interna kontroller för den finansiella rapporteringen.

Företag som vill uppnå en framgångsrik tillväxt för sin verksamhet kan göra det med dessa steg.

Om ditt företag är redo att för en lyckad tillväxt läs vår e-bok.

[cta-content-placement]

Författare: Emma Wretman