CFO:er och ekonomifunktioner har utvecklats till en mer strategisk roll i företaget där de förväntas att hjälpa driva viktiga affärsbeslut. Även om de en gång sågs som en nödvändig administrativ funktion, förlitar man sig nu på dem till att leverera insikt och värde för organisationen. I första hand sker detta genom snabb bearbetning och djup analys av företagets finansiella information.

När företag växer i storlek, växer även mängden och komplexiteten av ekonomiavdelningens arbete i samma takt. För att kompensera för denna ytterligare börda och för att säkerställa att det finns tillräckligt mycket tid för att möta dessa nya förväntningar måste redovisningsteam göra sitt arbete på det mest effektiva sättet som möjligt.

Eftersom kontoavstämningsprocessen utgör grunden för resten av deras arbete tycker många ekonomifunktioner att detta är en bra utgångspunkt när de ska förbättra sin Record-to-Report (R2R)-process.

Nedan hittar du sex punkter kring bästa praxis som kan hjälpa din organisation att förbättra processen för kontoavstämningen.

Automatisera avstämningsprocessen

En ny studie utförd av Ventana Research visade att ett ökat antal organisationer introducerar olika mängder av automatisering i deras ekonomiavdelningar.

Trots denna ökning är många företag fortfarande långsamma med att använda ny teknologi – i stället förlitar de sig på gamla verktyg som kräver manuella processer, så som kalkylblad. Även fast kalkylblad alltid kommer att ha sin plats i affärsvärlden och är ett nödvändigt verktyg för många redovisningsuppgifter, är det ett felbenäget verktyg när det används för upprepade, samarbets- och koncernövergripande processer. Kontoavstämningsprocessen är anmärkningsvärt kaotisk och komplex samt har en signifikant risknivå för fel för organisationer som ännu inte har automatiserat den.

Ytterligare, att tillhandahålla den insiktsnivå som behövs för att vägleda organisationen kräver att mycket tid läggs på att analysera data – vilket är svårt när man sitter fast med tidskrävande kalkylbladshantering.

En automatiserad lösning kan förbättra integriteten av alla finansiella rapporter och samtidigt göra processen snabbare samt minimera de inneboende riskerna som kommer utav att göra processen manuellt.

Prioritera standardisering av processer

På grund av en ökning av automatisering har antalet företag som kan stänga sina månadsbokslut inom fyra affärsdagar växt från  29% till just under hälften  över de senaste 5 åren. Medan detta är en lovande utveckling med hänsyn till framtiden för ekonomifunktioner och deras förmåga att skapa värde för företaget, så har många skyndat sig i automatiseringen utan att göra förberedelsearbetet Att automatisera en process kan öka takten för att arbetet kan slutföras, men utan standardisering av processer finns det ingen garanti på att processen utförs korrekt. Med andra ord gör några företag antagligen bara fel sak snabbare.

För att automatisering ska implementeras på rätt sätt behöver en global avstämningspolicy finnas som dokumenterar hur kontoavstämningsprocessen ska utföras. Till exempel, organisationer bör säkerställa att de avstämningsmallar som används är överenskomna och konsekventa i hela organisationen. Att göra detta hjälper dig se till att processen inte bara utförs snabbt utan även konsekvent och korrekt.

Etablera ett riskbaserat tillvägagångssätt med väsentlighetströsklar

En av de viktigaste sakerna som kan göras för en kontoavstämningsprocess är att etablera ett riskbaserat tillvägagångssätt  för att identifiera de konton som har den största sannolika risken för fel.

Alla konton behöver inte samma nivå av detaljer och fokus, så för att kunna identifiera vilka som behöver prioriteras på samma gång som man behöver skynda sig för att möta deadlines så kan man minska risken med att missa viktiga konton.

Att etablera bästa praxis kräver en grundlig och balanserad analys av både kvantitativa samt kvalitativa faktorer för varje konto. Kontona kan sedan bli kategoriserade och få en hög-, medium- eller låg-riskbedömning. Slutligen bestämmer riskbedömningen hur ofta kontot behöver stämmas av (månadsvis, kvartalvis, årsvis) samt tidsfristen för avstämningen (t.ex. 5 arbetsdagar) och när en mänsklig granskning behövs.

Täcka för manuella brister i processen

När automatisering introduceras i kontoavstämningsprocessen har många företag inte ett övergripande tillvägagångssätt för automatiseringen och finner att de fortfarande utför en betydande mängd manuellt arbete efter implementeringen.

Organisationer kan se till att utöka sin nuvarande automatisering genom att:

• Ställa in automatiska flöden för huvudbok- och reskontrasaldon i avstämningarna
• Automatisk certifiera huvudboksaldon (avstämningar/ belägg/ motiveringar) som kvalificerar sig för specifika risktrösklar
• Automatisera fluktueringsanalys – period mot period balansjämförelse och förklaringar

Genom att tillåta automatiseringen att omfatta hela kontoavstämningsprocessen kan medarbetare inom ekonomi få mer värde av sin automatiserade lösning och spendera sin tid på mer värdeadderande arbetsuppgifter.

Utvärdera och förbättra processer över tid

Precis som med alla andra processer bör sättet som medarbetare på ekonomiavdelningen utför sina kontoavstämningar utvärderas och förbättras över tid. Saker som medarbetaromsättning, nya inmatningsfält och M&A-aktiviteter kan alla påverka hur processen behöver fungera. För att korrekt utvärdera processernas effektivitet bör ekonomiavdelningen regelbundet:

• Utvärdera matchningsprocent
• Titta på datafiler
• Identifiera nya nyckelfält
• Säkerställa att matchningsregler fortfarande är tillämpbara

Även fast förändringen kanske är liten till en början kommer kontinuerlig finjustering av processer över tid säkerställa att ekonomiavdelningen framtidssäkrar sig och är förberedd för organisatoriska förändringar samt förväntningar från intressenter.

Dessutom möjliggör teknologi som Trintechs Dynamic Account Maintenance (DAM) denna strävan genom att även automatisera en del av förbättringsprocessen. Med Dynamic Account Maintenance kan ekonomiavdelningen automatiskt ändra bedömningen av godkännande och lägga till en ytterligare nivå av godkännande baserat på användaranpassade regler,

Även om många organisationer kan ha svårt att ta sig tid att leta efter processförbättringar, bibehåller det deras effektivitet och att automatisering av denna process säkerställer dessa tydliga fördelar oavsett hur upptagen ekonomiavdelningen är.

Utöka den fulla effekten av automatisering

Även om det arbete som slutförs under kontoavstämningsprocessen kan skapa Record-to-Report (R2R)-processens avgörande grund, skapas det inte i ett vakuum. Data som används för kontoavstämningar är beroende av korrekt hanterade journalposter. Dessutom har allt arbete som utförs av automatiseringen under kontoavstämningsprocessen, och som lämnas över för vidare bearbetning senare i Record to Report-processen, potential att bli fel om det hanteras manuellt.

Automatisering har gjort det möjligt för medarbetare på ekonomiavdelningen att gå vidare från en traditionell backoffice-funktion mot en annan bredare uppgift som ger betydande värde för organisationen, Men för att realisera alla fördelar med automatisering måste den tillämpas genom hela R2R-processen. Genom att se på automatisering som något där fördelarna maximeras när de tillämpas holistiskt, i motsats till isolerade instanser, kan ekonomiavdelningen ytterligare säkerställa effektiviteten av sitt arbete.

Innan Cadency genomfördes alla våra avstämningar för balansräkningen på olika sätt av olika avdelningar. Eftersom dessa skrevs ut i enorma balansräkningsböcker hade vi redan gått in i nästa period när de alla var klara och genomgångna. Nu när vi har exponering mot balansräkningen vet vi vilka avstämningsposterna är och hur de är standardiserade – vi har hela vår balansräkning uppstrukturerad. – Autozone

Titta på vårt Affärscase här nedan för automatiserade avstämningar för att upptäcka ROI:n av att implementera den bästa praxisen från ovan.