Att använda manuella processer som är beroende av kalkylblad innebär många potentiella risker, inte bara genom bristande insyn utan också genom risken för manuella fel. Enligt en rapport från Forrester fattar chefer på C-nivå beslut baserat på data som innehåller fel som de antar är korrekta.

Finansiell automatisering ökar insynen, förbättrar tillförlitligheten och möjliggör mervärdeskapande aktiviteter

I Trintechs Global Financial Close Benchmark Report 2022 fick respondenterna besvara en fråga gällande graden av insyn som deras organisation har i sin bokslutsprocess. Endast 16 procent rapporterar att de har fullständig insyn i sin bokslutsprocess genom en helhetslösning som ger uppdatering om status etc. Nästan 80 procent säger att de har en begränsad eller viss insyn – de är beroende av manuella metoder och ett omfattande arbete från teamet för att tillhandahålla uppdateringar. 5 procent angav att de helt saknade insyn över bokslutsprocessen.

En betydande fördel med automatisering är möjligheten att ge insyn i realtid för värdefull proaktiv dataanalys. Insyn möjliggörs genom standardiserade och dokumenterade processer och utan den riskerar organisationer att förlora värdefull kunskap och information pga. medarbetaromsättning. Med endast 16 procent av respondenterna som rapporterade att de hade en mycket bra insyn, finns det betydande arbete att göra. För att förbättra processen bör man använda teknik som avlägsnar de manuella uppgifterna genom att ta människan ifrån processen och i stället använda standardiserade och automatiserade metoder.

Hantera data vs. ge insikt till verksamheten

Det är lätt för yrkesverksamma på finans- och ekonomiavdelningar att fastna i att spendera större delen av sin tid på att hantera all data. Tyvärr faller många av processproblemen (defekta processer) på Record to Report-/bokslutsteamen att hantera. Högpresterande företag har ett obevekligt fokus på processkvalitet (förenkling, standardisering och automatisering) och de är snabba med att svara på störningar i processen.

På frågan om hur mycket tid som spenderas på att hantera tillgången till data för bokslutet jämfört med att ge insikt till verksamheten, svarade över 65 procent av de tillfrågade att de främst är belastade av att bara hantera data.

Implementering av en automatiserad bokslutsprocess kan leda till högre medarbetarengagemang eftersom de kan flytta fokus till mer meningsfulla aktiviteter med att utvärdera tillväxt- och investeringsmöjligheter och analysera nya affärsrisker. Det kan också hjälpa till att fylla arbetsgapet, vilket innebär att du kan arbeta mer effektivt med ett reducerat team.

”Med Trintech kan vi inte bara se vad vi gör, utan också vilka flaskhalsar som hindrar processen från att gå framåt. Sammantaget kan vi nu lägga mer tid på att analysera data i stället för att manuellt hantera den.” – LKQ Corporation

Två tredjedelar av organisationerna vill minska antalet dagar för bokslutet

Utöver att minska tiden för processcykeln måste företag fokusera på att optimera boksluts- och konsolideringsprocessen. Optimering är mer omfattande och inkluderar att förbättra kontroller, bygga in flexibilitet och skalbarhet, minska processvariabiliteten, platta ut resursbehovet kring bokslut och driva kompetenshöjande möjligheter.

Robert Kugel, SVP & Research Director på Ventana Research, hävdar att ”År 2025 kommer hälften av stora och medelstora organisationer att använda programvara för hantering av bokslutet för att på så sätt påskynda stängningen och uppnå större kontroll över processen.” Han säger att ”När finans- och redovisningsavdelningar digitaliseras behöver de prisvärd programvara för att orkestrera och övervaka hur det arbetet utförs.”

Oavsett hur kapabla ekonomiteam är blir det svårt att stänga snabbt, effektivt och utan risk om det saknas en integrerad teknik. Genom att investera i en lösning för finansiell automatisering kan organisationer göra sin bokslutsprocess mer effektiv och ge sina team möjlighet att arbeta smartare, inte hårdare.

[cta-content-placement]

Författare: Emma Wretman