Skaffa en helhetssyn för att stärka dina finansiella kontroller

Ekonomiavdelningen förväntas i allt större utsträckning att vara en värdeskapande funktion och bidra till att driva framgång för företaget. Finans- och redovisningsteam (F&A) kan dock inte göra det om de ständigt fastnar i att slutföra bokslutet. Dessutom blir prediktiv modellering och planer på att skala upp verksamheten mycket mer utmanande när F&A inte känner sig säkra på de siffror som de rapporterar. Nyckeln till att frigöra ekonomiteamet är att stärka den befintliga ramen för finansiella kontroller.

Alla företag bör redan ha någon form av ram för sina finansiella kontroller på plats. Detta är ett krav för att göra affärer i de flesta länder och för att följa lagstadgade krav som exempelvis SOX i USA. Ett av de bästa sätten att säkerställa integriteten för dessa finansiella kontroller är att kombinera organisationens människor och processer med teknik i världsklass. När processer har standardiserats och människor på finans- och ekonomiavdelningen har blivit stärkta är det ett naturligt nästa steg att stärka ramverket genom automatisering.

Utnyttja programvara för att förbättra finansiella kontroller

Tidshantering

Att stänga böckerna och rapportera resultat är en komplex uppsättning uppgifter som måste slutföras på kort tid, samtidigt som strikta standarder för compliance måste uppfyllas. Att skriva en to-do-lista, planera tajming, dela upp uppgifter och arrangera dagliga möten är dock inte tillräckligt, särskilt när tiden är begränsad. För att komplicera saken ytterligare, så fort något i den välgjorda planen ändras – ett missat dokument dyker upp, någon ringer in sjuk eller ett misstag görs – fallerar allt.

Lyckligtvis finns programvara som Adra Task Manager som centraliserar uppgiftslistor och kontroller och dokumenterar förloppet för varje objekt på projektets to-do-lista. Automatiska aviseringar hjälper till att hålla alla involverade till tidsplanen och utföra uppgifterna. Och kanske viktigast av allt, inbäddade arbetsflöden och granskningsspår ger vattentät styrning för finansiella kontroller.

Snabbare transaktionsmatchning

Den första uppgiften i bokslutet är att matcha transaktioner från en viss period. När det utförs manuellt är detta en av de mest tidskrävande delarna av bokslutet, även när allt passar in i de finansiella kontrollerna. I takt med att ett företag växer kommer också komplexiteten och ansträngningen som krävs för att hålla böckerna under kontroll att växa. Framåtblickande organisationer använder därför automatiserade matchningssystem, som Adra Matcher, för att kunna köra denna uppgift bakom kulisserna dagligen. Processen slutförs tack vare detta på en bråkdel av tiden som krävs vid manuell matchning. Detta möjliggör att ekonomiteam kan spendera mer tid på att undersöka de omatchade avvikelserna vilket kommer att förbättra noggrannheten och tillförlitligheten för bokslutet.

Ta bort repetition vid avstämning

Balansavstämningar är inte komplicerade uppgifter, men att underbygga saldona och lägga till stöddokument kan bli en repetitiv process med stor felmarginal när det görs manuellt. Oftast är kalkylblad sparade versioner av originaldokument som från början skapades för flera år sedan, fyllda med felaktiga länkar och makron som ingen kan förstå. Du kan ju föreställa dig vad ekonomiteam tycker om att behöva handskas med dessa dokument när de är under press för att slutföra bokslutet. Men med hjälp av programvara som Adra Balancer är det möjligt att automatiskt stämma av lågrisk-konton så att granskare kan fokusera på saldon för kundfordringar, leverantörsskulder och andra nyckelkonton. Det gör också att redovisningschefen snabbt kan upptäcka flaskhalsar och potentiella avskrivningsrisker samtidigt som det rymmer allt underlag och den dokumentation som krävs för att ge full insyn i balansräkningen. Om ett saldo ändras efter att ha certifierats får granskaren och godkännaren en notifikation om detta automatiskt för att validera kontot igen. Omedelbar spårning av varje avstämning skapar en verifieringskedja inom ramen för finansiella kontroller som är lättillgänglig för alla interna och externa granskare.

Adra by Trintech ger yrkesverksamma inom ekonomi de verktyg de behöver för att öka integriteten i sin finansiella rapportering och för att möjliggöra kritiska insikter för att kunna ge värde till organisationen som helhet. För att lära dig mer om fördelarna som Adra ger, kolla in vad några av våra mest framgångsrika kunder säger.

[cta-content-placement]

Författare: Emma Wretman