Ett holistiskt tillvägagångssätt för att stärka ditt ramverk för finansiella kontroller

Ekonomiavdelningen förväntas mer och mer vara en sann värdeskapande partner när det kommer till att driva ett framgångsrikt företag i dagens ekonomiska landskap. Men finans- och redovisningsteam (F&A) kan inte vara det om de hela tiden behöver arbeta med månadsbokslutet. Ännu värre, prediktiva modeller och planer för att skala upp företaget blir mindre tillförlitliga när F&A inte är säkra på siffrorna som de rapporterar. I båda fallen är nyckeln till att frigöra ekonomiavdelningen att stärka det existerande ramverket för finansiella kontroller.

Alla företag ska redan ha något typ av ramverk på plats  för sina finansiella kontroller. Detta är ett krav för företag i de flesta länder samt  för att uppfylla reglerande krav som t.ex. SOX i USA. Ett av de bästa sätten att försäkra integriteten hos de finansiella kontrollerna är att anpassa människor och processer med den bästa teknologin. När processer har blivit standardiserade och personer inom ekonomiavdelningen har blivit stärkta så är det naturliga nästa steget att stärka ramverket genom automatisering.

ANVÄND PROGRAMVARA FÖR ATT FÖRBÄTTRA FINANSIELLA KONTROLLER

Hantera Tid

Bokslut och att rapportera resultat är komplexa arbetsuppgifter som behöver göras inom en kort tidsperiod och samtidigt nå upp till strikta efterlevnadsstandarder. Att skriva en att göra-lista, arbeta med timing, dela upp arbetsuppgifter och hålla dagliga möten kan fungera, speciellt inom en kort tidsperiod. För att göra det mer komplicerat, så fort någonting oplanerat händer, ett missat dokument hittas, någon blir sjuk eller ett misstag begås, så fallerar hela planen.

Lyckligtvis finns programvara som centraliserar arbetsuppgiftslistor och dokument för framsteg av arbetsuppgifterna i projektets att göra-lista, Adra Task Manager. Automatiska notifikationer och varningar hjälper alla medarbetare. Och kanske det viktigaste, strukturerade arbetsflöden och verifieringskedjor tillhandahåller en vattentät hantering av finansiella kontroller.

Gör transaktionsmatchningen snabbare

Den första arbetsuppgiften i alla bokslut är att matcha transaktioner inom en given period. När det görs manuellt är det en av de mest tidskrävande uppgifterna vid månadsbokslutet, även när allt passar bra in med de finansiella kontrollerna. När ett företag växer kommer även komplexiteten och ansträngningen som krävs för att hålla redovisningen i kontroll göra det. Smarta företag använder idag ett automatiskt matchningssystem, som Adra Matcher, för att göra denna arbetsuppgift bakom kulisserna dagligen. Processen är avklarad på en bråkdel av tiden vilket gör att ekonomiavdelningen kan spendera mer tid på att undersöka de omatchade transaktionsundantagen, förbättra noggrannhet och tillförlitligheten av det övergripande bokslutet.

Ta bort avstämningsrepetitioner

Avstämningar av balansräkningar är inte komplicerade uppgifter men att bekräfta balanser och lägga till stödjande dokument kan vara en upprepande process med en stor felmarginal när det görs manuellt. Kalkylark är oftast omsparade versioner av originaldokument som skapats för flera år sedan, fullt med trasiga länkar och makron  som ingen förstår sig på. Tänk hur mycket team måste lida av att jobba sig genom dessa dokument under pressen av att avsluta bokslutet. Men genom att använda programvara som Adra Balancer stäms låg-riskkonton automatiskt av så att medarbetarna kan fokusera på balanser för kundfordringar, leverantörsskulder och andra nyckelkonton. Det låter även redovisningschefen att snabbt upptäcka flaskhalsar och potentiella avskrivningsrisker och samtidigt ha koll på de underlag och dokument som krävs för att ge full insyn i balansräkningen. Om en balans ändras efter att den blivit avstämd blir förberedaren och bekräftaren automatiskt varnade att avstämma kontot igen. Omedelbar spårning av varje avstämning skapar verifieringskedjor inom ramverket för finansiella kontroller som är lättillgängliga för interna och externa granskare.

Adra by Trintech tillhandahåller människor inom ekonomi med de verktyg som de behöver, inte bara för att öka integriteten av deras finansiella rapportering,  men också för att få kritiska insikter som ger verkligt värde till organisationen i det stora hela. För att lära dig mer om fördelarna med Adra, läs  vad några av våra mest framgångsrika kunder säger.