3 typer av finansiella kontroller för att minska organisatorisk risk

HUR SÄKER ÄR DU PÅ DINA FINANSIELLA KONTROLLER?

En av de mest kritiska delarna av bokslutet är organisationens omfattande finansiella kontroller och ramverk för compliance. Alla företag, oavsett om det är privatägt eller börsnoterat, har olika typer av intern kontroll som varierar beroende på mål, land, bransch, offentligt eller privat, bokslutets karaktär (till exempel virtuellt) och andra relevanta faktorer. Effektiviteten i en organisations ramverk för compliance beror dock helt på organisationen, dess verktyg och de processer som implementerats för att upprätthålla compliance. Det är viktigt att notera att om organisationer misslyckas med att direkt adressera eller inrätta en omfattande finansiell kontrollprocess, riskerar de oavsiktliga överträdelser. Detta kan äventyra framgången för den övergripande verksamheten både ekonomiskt och ryktesmässigt.

“Bland företag som har fått ett föreläggande att skicka in en ny årsredovisning var 80 procent i tron om att deras kontroller var effektiva innan de upptäckte att de var bristfälliga.” – Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) Survey

“Medan de flesta företag har gjort framsteg för att standardisera sina kontroller uppger över 50 procent att deras kostnader för compliance fortfarande ökar. Över 70 procent känner fortfarande att bördan av att upprätthålla compliance kommer att öka med tiden.” – Financial Executives Research Foundation (FERF) Survey

“Över 90 procent av deltagarna anser att de har etablerat ramar för att hantera risker, men mindre än en fjärdedel är övertygade om att nyckelkontrollerna fungerar effektivt.” – PwC Survey

HUR SKULLE DU KLASSIFICERA DIN ORGANISATIONS RAMVERK FÖR FINANSIELL KONTROLL?

REAKTIV:

Det finns ekonomiska kontroller utformade men de hanteras i kalkylblad, e-postmeddelanden och Word-dokument, vilket resulterar i:

• Låg grad av standardisering
• Ingen automatisering

PROAKTIV:

Det finns finansiella kontroller utformade och de är tillräckligt dokumenterade, det finns ett arbete mot standardisering och automatisering, vilket ger:

• Dokumenterade kontroller
• Standardisering
• Automatisering
• Ingen koppling till andra bokslutsaktiviteter

VÄRLDSKLASS:

De finansiella kontrollerna är integrerade, standardiserade och övervakas kontinuerligt i realtid i hela organisationen som en del av ett bredare ramverk, den är:

• Automatiserad och standardiserad i hela företaget
• En del av ett holistiskt internt ramverk
• Top-down-strategi
• Ägs av företaget

DEFINIERA DINA INTERNA KONTROLLMÅL FÖR ATT MINSKA RISKEN

Om organisationens ramverk för riskhantering inte riktigt har nått en nivå i världsklass finns det åtgärder som du kan vidta för att förbättra dina processer. Genomför en statuskoll baserad på kriterierna ovan, undersök vilka typer av intern kontroll du redan har på plats och de mål som dessa kontroller är avsedda att uppnå. Det är viktigt att komma ihåg att omfattningen av ett internt ramverk sträcker sig bortom enbart finansiella kontroller. Det är tänkt att främja operativ noggrannhet och effektivitet och säkerställa compliance av interna policys och juridiska krav. Det ska dessutom uppfylla företagets moraliska skyldigheter gentemot sina anställda, kunder och intressenter.

Generellt sett kan du kategorisera ett effektivt ramverk i tre huvudtyper av intern kontroll: förebyggande, detektiv och korrigerande.

FÖREBYGGANDE INTERNA KONTROLLMÅL

Förebyggande typer av interna kontroller är avsedda att förhindra att fel eller överträdelser inträffar från första början. Detta kan sträcka sig från fysiska säkerhetsåtgärder, som att kräva passerkort för att komma in på kontoret, till kontroller och balanser som är avsedda att säkerställa korrekt informationsinmatning.

När det gäller just finans- och ekonomiavdelningen innefattar vanliga förebyggande kontroller en uppdelning av uppgifter som att utföra och godkänna transaktioner eller förbereda, granska och godkänna avstämningar.

DETEKTIV FÖR INTERNA KONTROLLMÅL

Detektivtyper av interna kontroller är avsedda att identifiera fel eller överträdelser efter att de har inträffat, men innan de har hunnit bli ett större problem. Beroende på branschtyp kan detta inkludera åtgärder som att fysiskt räkna lagerinventarier.

När det gäller finans- och ekonomiavdelningar faller majoriteten av de interna kontrollerna in i denna kategori. Interna revisioner ger rapporter och insikter om compliance av företagets policys och relevanta lagar och fångar upp eventuella brister innan någon extern revision gör det. Finansiell rapportering och avstämning identifierar inte bara fel utan erbjuder också data om en organisations övergripande ekonomiska hälsa, så att CFO:er kan fatta smarta beslut baserat på data.

KORRIGERANDE INTERNA KONTROLLMÅL

Korrigerande typer av interna kontroller är avsedda att åtgärda de fel och överträdelser som identifierats av detektivkontrollerna, samt förbättra de processer som orsakar dessa fel. Detta inkluderar reaktionära kontroller som disciplinära åtgärder mot anställda tillsammans med strukturerade kontroller som programkorrigeringar och uppdateringar.

Gällande just finans- och ekonomiavdelningen är variansanalys och processuppdateringar viktiga interna kontroller. Om upprepade fel inte åtgärdas månad efter månad, måste arbetet ständigt ägnas åt att släcka bränder i stället för att leverera värdefulla affärsinsikter. Verktyg som programvara för automatisering av bokslutet kan ge den tid och de resurser som behövs för att identifiera mönster av fel så att finans- och ekonomiavdelningen kan effektivisera sina processer för att uppnå förbättrad hastighet och noggrannhet.

Om din finans- och ekonomiavdelning är redo för att förbättra sina finansiella kontroller kan du börja med att implementera dessa tips för riskhantering. Därifrån uppdaterar du ditt riskramverk baserat på typ av intern kontroll och typ av mål för intern kontroll med hjälp av dessa fyra steg.

Författare: Emma Wretman