HANZA får större insyn och kontroll över bokslutsprocessen med Adra
Kund case
Del
Bakgrund: Ett behov av att förbättra sina interna kontroller
När HANZA kom in på den svenska börsen var man i behov av en lösning för att förbättra sina interna kontroller. De kämpade med en manuell metod som inkluderade många Excel- och Wordfiler för att hantera och dokumentera sin bokslutsprocess.
“En av de drivande faktorerna till att vi letade efter en ny lösning var att vår revisor krävde att vi kunde bevisa att två personer faktiskt granskade och godkände våra konton”, säger Gunilla Torstensson, ekonomichef på HANZA Shared Service Center. “Vår tidigare metod för att manuellt dokumentera granskningar och godkännanden uppfyllde inte deras standarder så vi behövde en lösning som kunde visa våra revisorer att vi uppfyllde deras krav.”
Varför Adra? Lätt att använda och kostnadseffektiv.
“Jag började undersöka lösningar för bokslutet och stötte på någon som var oerhört nöjd med Adra-lösningen” säger Torstensson. “Efter att ha tittat närmare på lösningen upptäckte jag att Adra var mycket kostnadseffektivt och skulle hjälpa till att lösa den utmaning vi stod inför”.
HANZA beslutade att implementera Adra Balancer för att automatisera och dokumentera deras balansavstämningar. “Alla på Shared Service Center var mycket nöjda med lösningen och upplevde att den var mycket lätt att använda – mycket enklare än att behöva skriva ut dokument manuellt och sätta in dem i pärmar varje månad”, fortsatte Torstensson.
Alla på Shared Service Center var mycket nöjd med lösningen och upplevde att den var mycket lätt att använda – mycket enklare än att behöva skriva ut dokument manuellt och sätta in dem i pärmar varje månad”
Adra i praktiken
Efter att ha sett stora framgångar med Adra Balancer för sina svenska företag rekommenderade Torstensson att de skulle utöka Adra lösning till andra enheter. “Vi började implementera Adra Balancer i vårt Shared Service Center i Estland och ett år senare implementerade vi lösningen i Finland och Polen”, fortsatte Torstensson. “Vi använde en konsult för att hjälpa oss med den första implementationen men jag kunde sedan fortsätta implementera till våra andra enheter – Det är så lätt Adra är att implementera och använda”. HANZA använder för tillfället Adra Balancer för att hantera och automatisera cirka 1 400 konton varje månad. “Tack vare Adra kan vi gruppera konton tillsammans så egentligen behöver vi bara förbereda och godkänna drygt 470 konton på månadsbasis”, säger Torstensson.
HANZA letade också efter en lösning som kunde hjälpa till att få insyn över statusen för deras bokslutsprocess, så de bestämde sig för att utöka användningen av Adra med Adra Task Manager. “Task Manager var avgörande för vår framgångsrika omställning till att arbeta hemifrån”, säger Torstensson. “Genom en insyn i realtid ger lösningen mig full koll på vart vi är i bokslutsprocessen och ger påminnelser till teammedlemmar på uppgifter som de behöver slutföra.”
HANZA har sett många fördelar sedan implementeringen av Adra inklusive en minskad tidsåtgång för att stödja revisorer och större kontroll över deras processer och data. Framöver har HANZA fokus på att kontinuerligt optimera funktionaliteten inom Adra Balancer och Task Manager och har planer på att lansera lösningen på ytterligare enheter.
Läs hela kundcaset
Ta del av insikter och användbara strategier genom att ladda ner vårt fullständiga kundcase.
Vill du veta mer?
Kontakta oss för att få mer information. Upptäck varför Trintech är en ledare inom automatisering av bokslutsprocesser.
