Varför är kontoavstämning viktigt?

Varför är kontoavstämning viktigt? 

Kontoavstämningsprocessen gör att finans- och redovisningsteam kan vara säkra på att deras information är pålitlig och ger även dem chansen att se eventuella misstag eller avvikelser som sker. Det är första steget i en organisations bokslutsprocess. 

Att använda manuella rapporteringsmetoder gör att kontoavstämningsprocessen löper risk för fel pga. kalkylblad eller en brist på insyn vilket skapar ytterligare problem längre fram. Det skapar generellt sett stora utmaningar, vilket ökar compliance-risken för organisationen – som vi kommer att beröra längre ner. 

Vanliga avstämningsutmaningar 

Även fast teknologi har förändrats, utvecklats och dramatiskt förbättrats, fortsätter många medarbetare på ekonomiavdelningen att förlita sig på manuella processer och verktyg, som exempelvis kalkylblad, för att hantera den invecklade och detaljerade avstämningsprocessen som krävs för den moderna organisationen. På grund av denna användning av kalkylblad behöver organisationer kontinuerligt mer tid för att möta deadlines och spenderar samtidigt en omåttlig mängd tid och resurser på att upprätthålla den väldigt manuella processen. 

De vanligaste problemen associerade med en manuell avstämningsprocess är: 

• Låg insyn och transparens 
• Brist på kontroller och effektivitet 
• Hög risk, kostnad och tid 

Med dessa problem är det enkelt att se hur tidiga fel i processen kan utvecklas till mer betydande problem längre in i bokslutet. Den goda nyheten är att det idag finns bättre alternativ att välja från som kan hjälpa organisationer lämna manuella avstämningsprocesser bakom sig, vilket säkerställer ett noggrant och tidseffektivt bokslut. Organisationen kan stärka sitt ramverk för avstämningar och andra bokslutsprocesser, allt från standardisering till automatisering.  

Tips för att skapa ett starkt ramverk för kontoavstämning 

Tips #1: Förbättra kontroller 

Att stämma av finansiella data är en process som även fungerar som en intern kontroll som är kapabel till att minska fel i balansräkningskonton. Transparensen och effektiviteten av din avstämningsprocess är avgörande för att upptäcka felaktigheter innan deadline. Fel som identifierats av din revisor och inte initialt av ditt interna team visar på materiell svaghet inom den interna kontrollmiljön. 

Det främsta verktyget som många organisationer använder – från avstämningsprocessen till månadsbokslutet – är kalkylblad, även fast det är manuellt och inte bästa praxis idag. När kalkylblad delas inom ett team blir det svårare att spåra ändringar samt att se någon status för bokslutet i realtid. Dessutom kan ett team som är utspritt på många platser, eller som arbetar på distans, bidra till en ökad brist av insyn, vilket innebär att chefer utövar mer detaljstyrning för att få statusuppdateringar eller för att veta hur teamet ligger till vad gäller deadlines 

“Genom att automatisera våra kontroller, låter det oss förhindra fel och ger oss säkerhet över vår rapportering, samt att våra processer utförs så effektivt som möjligt.” – Serco

För att lösa detta problem måste organisationer förbättra sina interna kontroller. Det kan göras genom att skapa en standardiserad process för kontoavstämning, samt kontrollpunkter i den finansiella automatiseringsprogramvaran. Kontroller för kontoavstämningar är väsentligt för resten av ditt bokslut – att ha en korrekt och aktuell rapportering resulterar i högre effektivitet och transparens inom din organisation.  

Tips #2: Standardisera procedurer 

När man ser på bokslutsprocessen så sätter effektiva och effektfulla avstämningar grunden för alla efterföljande bokslutsaktiviteter. Att etablera standardiserade metoder är avgörande för att säkerställa att arbetsuppgifter i bokslutet slutförs i tid och är redo för att bli granskade och godkända av lämplig part. Med standardisering av Record-to-Report-processen har team nu rutinmässiga procedurer som hjälper att strömlinjeforma bokslutet. 

Med standardisering kan organisationer vara säkra på och veta att arbetsuppgifter i bokslutet slutförs med korrekt data och tillräckligt med tid för de lämpliga parterna att granska och godkänna. Ytterligare finns det många fördelar med avstämningsprocessen när man implementerar standardisering, som: 

• Ökad insyn och transparens 
• Mindre compliance-risker och kostnader 
• Tydliga ansvar och procedurer 
• Riskbaserat tillvägagångssätt som analyserar påverkan av objekt 
• Automatiska arbetsflöden som vägleder rätt personer vad gäller förberedelser och godkännande av avstämningar. 

“Vi ville göra vår datainsamling smartare för att eliminera möjligheterna till förseningar och få ihop det hela på ett mer strömlinjeformat sätt. Det var avgörande för oss att implementera en bokslutslösning som skulle hjälpa till att standardisera vår data och säkerställa att vi är så effektiva som möjligt i vår bokslutsprocess varje månad.” – Dallas Cowboys

Utan en standardiserad process för kontoavstämning löper organisationer större risk för ökade fel under bokslutet. Dessa fel kan gå oupptäckta till mycket senare, vilket resulterar i compliance-risker vid rapportering samt ökad tidsförseningar. När organisationer investerar i en standardiserad process för kontoavstämning ger de sig själva möjligheten att utföra ett korrekt och effektivt bokslut som sparar tid och minskar risker. 

 När organisationer investerar i sin finansiella transformation investerar de i sina team och möjliggör för deras fulla potential. Med automatisering är vardagliga arbetsuppgifter förpassade till det förflutna och teamet kan känna sig stärkt genom att fokusera på strategiskt och utmanande arbete. Den manuella processen är inte bara jobbig utan orsakar även stress då teammedlemmar är ansvariga för informationen som rapporteras utan hjälpen av teknologi som stöd. Finansiell processautomatisering ger organisationen full synlighet och säkerhet i sina siffror. Slutligen, den nyaste generationen som kommer in på arbetsmarknaden är tekniskt kunnig. Organisationer måste visa att de också är det om de vill ha konkurrensfördelen att attrahera nya talangfulla medarbetare. Att luta sig mot teknologi och finansiell processautomatisering kan skydda dina omsättningstillgångar och öka sannolikheten att få tag på de mest talangfulla medarbetarna. Vid avstämning av finansiella data går organisationer genom en lång och jobbig process som skapar grunden för resten av bokslutet. 

Lär dig mer om att fastställa ett ramverk för din bokslutsprocess genom att ladda ner E-boken 5 tips för att förbättra din avstämningsprocess för transaktionsmatchning.