Vad innebär det att automatisera bokslutet?

Är du redo för att ta din bokslutsprocess till nästa nivå? Då är automatisering något för dig. Men vad innebär det egentligen att automatisera sitt bokslut?

Har du försökt att implementera nya system vet du hur tidskrävande och stressande det kan vara. Du sätter ihop projektgrupper, hyr in konsulter och roddar med komplexa utvecklingsplaner. I många fall kostar detta mer än vad det smakar.

Kanske är det därför du har avvaktat med att automatisera bokslutet, eller kanske har du inte tidigare ansett att lönsamheten varit tillräckligt stor. I så fall är du inte ensam, de flesta företag är fortfarande i ett tidigt stadie när det kommer till att digitalisera sitt bokslutsarbete. Oavsett anledning finns det mycket att vinna på automatisering – utan att det behöver vara en tidskrävande och kostsam affär. Låt oss gå igenom vad du kan förvänta dig.

Förenklar rutinuppgifter och ger bättre översikt

De flesta som har varit involverade i ett bokslut känner till mängden komplexa manuella uppgifter. På sätt och vis är det som ett löpande band; uppgifterna är repetitiva, måste slutföras i rätt ordning och följa en tydlig tidsplan. Lagar och interna kontroller måste följas, siffrorna måste kvalitetssäkras och avvikelser identifieras. I en redan hektisk vardag är det därför lätt att göra misstag och slarvfel – som dock kan få stora konsekvenser.

När du automatiserar bokslutet introducerar du en verktygslåda som förenklar hela eller delar av processen. Det kan till exempel vara en programvara som stämmer av konton automatiskt så att anställda bara behöver koncentrera sig på avvikelserna. Det kan även vara ett system som ger dig bättre överblick och kontroll över uppgiftshanteringen så att teamet lättare kan orientera sig och ta reda på status och framsteg.

→ Se hur Clas Ohlson använder sig av Adra Suiten för att göra vardagen enklare.

Enkel anpassning

Verktygen som gör att du kan automatisera bokslutet är i regel enkla att införa, men beror naturligtvis på bland annat vilka behov och vilken befintlig infrastruktur du har. Många svenska företag har påbörjat sin digitaliseringsresa. Även om det finns stora variationer i hur långt de har kommit har de flesta möjlighet att använda sig av de lösningar som finns på marknaden.

Skillnaden för de flesta är om de behöver färdiga produkter eller skräddarsydda lösningar. Erfarenheten visar att det alltid kommer att göras individuella justeringar för varje enskild verksamhet. Därför lönar det sig att arbeta med en erfaren leverantör som kan hjälpa dig med implementering och löpande förändringar. På så sätt kommer du i gång snabbt, medan du kan vara säker på att hjälpen du får alltid kommer att baseras på bästa praxis.

Om du har, eller arbetar med, en IT-avdelning kommer de att vara ett bra stöd på vägen. Oftast välkomnas automatiseringen med öppna armar eftersom de själva kommer att spara tid på rutinuppgifter som att säkerhetskopiera materialet varje vecka och föra över till servern. De flesta lösningar kan enkelt integreras med befintlig infrastruktur, finns tillgängliga i molnet och är lätt att underhålla.

Möjliggör ökat värdeskapande

En naturlig konsekvens av att automatisera bokslutet är etablering av nya arbetssätt. Om du till exempel använder invecklade kalkylblad och whiteboardtavlor för att hålla reda på ditt schema kan du bli förvånad över hur mycket tid du frigör genom att gå över till ett digitalt verktyg.

På sätt och vis kan man säga att automatisering handlar om att förenkla det som kan förenklas. Under bokslutet är det inte ovanligt att anställda lägger mycket tid på registreringar eller arbetar som detektiver på jakt efter avvikelser genom balanssavstämningen. Det är tidskrävande och tar fokus från mer värdeskapande uppgifter som att samla insikter som kan användas av beslutsfattare – en av de viktigaste uppgifterna som ekonomi- och redovisningsavdelningar har haft för att manövrera verksamheten genom COVID-19.

Digitaliseringen av bokslutsprocessen har blivit särskilt viktig de senaste åren, inte bara till följd av pandemi och nedstängningar. Med ett större erbjudande av betallösningar och digitala försäljningsställen har bokslutet blivit mer komplicerat och tidskrävande. Samtidigt upptäcker många företag också att de har fått fler affärsmöjligheter i en alltmer digital vardag. Men utan skalbart bokföringsarbete är det inte säkert att verksamheten kan ta vara på de möjligheter som dyker upp – infrastrukturen är helt enkelt inte anpassad för tillväxt.

Vad du kan förvänta dig när du automatiserar bokföringsuppgifter

Vår erfarenhet är att företag som påbörjar sin digitaliseringsresa snabbt kan skörda vinsterna. Naturligtvis beror det på vilka lösningar du går efter, men det är vanligt att du upplever att:

• Medarbetarna får mer tid att spendera på mer värdeskapande arbetsuppgifter.
• Kvaliteten på leveranserna ökar.
• Det är lättare att hålla alla uppdaterade.
• Känner större trygghet att siffrorna som läggs fram som beslutsunderlag är korrekta.
• Du ger dig själv och ditt team utrymme att bli mer proaktiva.

Inte minst kommer du att märka att kostnaderna minskar till följd av mindre resursanvändning på rutinuppgifter och färre misstag och slarvfel bland siffrorna.

Är du redo att ta nästa steg?

Författare: Emma Wretman