Avstämning av transaktioner som behöver matchas mot två eller flera datakällor, så kallad flervägsmatchning, är en otroligt tidskrävande arbetsuppgift som ofta skapar frustration på ekonomiavdelningen. När transaktionsvolymen växer blir arbetsbördan ohanterlig och tidspressen för att stänga böckerna enorm.

Den goda nyheten: det finns ett bättre sätt. I det här blogginlägget får du lära dig vad flervägsmatchning innebär, riskerna med en manuell process och hur du kan införa automatiserad transaktionsmatchning. Vi bjuder dessutom på exempel från verkligheten där transaktionsintensiva organisationer vittnar om fördelarna med en automatiserad process

Vad är flervägsmatchning?

Flervägsmatchning innebär att stämma av transaktioner mot två eller fler kontrollpunkter med olika matchningsscenarier: en-till-många, många-till-en och många-till-många. Det kan exempelvis handla om en transaktion som ska matchas mot både bankkontoutdrag och kassasystem (POS). Eller flera olika transaktioner som ska kopplas till en och samma orderbekräftelse.

Du kanske har hört talas om begreppen 2-vägs, 3-vägs och till och med 4-vägsmatching. Det innebär alltså att två, tre eller fyra dimensioner måste stämmas av för att kunna kontrollera att transaktionen är korrekt och i balans, eller identifiera eventuella avvikelser.

Utmaningarna med flervägsmatchning vid höga transaktionsvolymer

Problemen med en manuell process för flervägsmatchning är i huvudsak två: det är extremt tidskrävande och risken för mänskliga fel är stor. Dessa kan i sin tur leda till hög arbetsbelastning, sjukskrivningar och personalomsättning respektive felaktig bokföring och lågt förtroende för företagets finansiella rapportering.

Redan vid 2-vägsmatchning är en manuell process alltför tidskrävande och riskabel för att fungera vid höga transaktionsvolymer. När ytterligare en dimension läggs till dubbleras tidsåtgången för att matcha data och granska avvikelser. För ett växande företag blir transaktionsmatchningen snabbt en utmaning. Att anställa personal på ekonomiavdelningen i samma takt som företagets tillväxt är inte ett skalbart alternativ.  Det är här en lösning för flervägsmatchning med smart automation kommer in.

Så fungerar automatiserad flervägsmatchning

En lösning för automatiserad transaktionsmatchning kan läsa in all data från bankkontoutdrag, kreditkortsutdrag, kassasystem, tredjepartsleverantörer och andra externa källor och matcha mot transaktioner i en helt automatisk process. På en bråkdel av den tid det tar att göra det manuellt.

Du kan importera rådata och definiera smarta regler för hur olika matchningsscenarier ska hanteras. Sedan låter du lösningen göra det hårda jobbet att matcha transaktionerna med en eller flera datapunkter. På så sätt behöver medarbetarna på ekonomiavdelningen endast fokusera på de transaktioner där det finns avvikelser och lägga sin tid och kompetens på att granska dessa. Resultatet blir en snabbare, kvalitetssäkrad process.

Exempel från verkligheten

Fortsätt läsa för att få inblick i exempel från verkligenhet och se hur olika företag och funktioner lyckats automatisera transaktionsmatchningen på ett imponerande sätt med hjälp av lösningen Adra Matcher.

Flervägsmatchning i restaurang- och nöjesbranschen

Restaurang- och nöjesbranschen karaktäriseras av såväl höga transaktionsvolymer som högt tempo. Därför har många restaurangföretag valt att använda Adra Matcher för att automatisera transaktionsmatchningen.

Den amerikanska restaurangkedjan Condado Tacos kämpade med en manuell avstämningsprocess där ekonomiavdelningen spenderade mycket tid på att matcha transaktioner i POS-systemet med bankkontot och huvudboken. Ett arbete som blev ännu mer komplext när tredjepartstjänster för matleveranser lades till ekvationen. Tack vare Adra Matcher har företaget lyckats automatisera matchningen av transaktioner och fått en betydligt snabbare bokslutsprocess samtidigt som risken för mänskliga fel minskat.

”Vår avstämningsprocess är avsevärt mycket snabbare nu när vi använder Adra Matcher,
vilket innebär att vi kan lägga mer tid på att analysera data.”
– Zack Mehan, Financial Analyst, Condado Tacos

Ett annat exempel är det transaktionsrika upplevelseföretaget Stromma där avstämningar tidigare gjordes manuellt i Excel. Detta medförde långa dagar för medarbetarna på ekonomiavdelningen, särskilt under högsäsong. Stromma insåg att de manuella processerna hindrade företagets tillväxt. Med hjälp av Adra Matcher och övriga lösningar i Adra by Trintech-sviten kan de nu arbeta smartare istället för fler timmar.

”Adra blev snabbt ett mycket värdefullt hjälpmedel för alla på ekonomiavdelningen. Särskilt uppskattat är Adra Matcher
som sparar otroligt mycket tid i vår verksamhet med höga transaktionsvolymer.”
– Anna Ilrot, Ekonomichef, Stromma Sverige

Flervägsmatchning i detaljhandel och e-handel

Hobbycraft, Storbritanniens största butikskedja för material till konst och hantverk, säljer sina produkter både i fysiska butiker och via e-handel. Transaktionsavstämningar var minst sagt komplexa där transaktioner i ordersystemet behöver matchas mot såväl betalfilen som bankkontot och huvudboken. Dessutom lägger e-handelskanalen till ytterligare komplexitet vilket ökar flervägsmatchningen till fyra potentiella dimensioner. Det här är en vanlig utmaning för e-handelsföretag där Adra Matcher inte bara effektiviserar flervägsmatchningen utan även förbättrar dokumentation och spårbarhet i varje steg av försäljningsprocessen.

”När det är dags att stänga perioden kan jag nu känna mig trygg i att våra konton har stämts av korrekt och jag
kan enkelt se utestående fordringar. Mitt team kan nu fokusera på andra arbetsuppgifter som de med den
manuella processen aldrig hade tid att göra.”
– Russell Harrison, CFO, Hobbycraft

Flervägsmatchning för löner, redovisning och leverantörsreskontra

Medarbetarna som arbetar med löner, redovisning och leverantörsreskontra lägger traditionellt mycket tid på att hantera bankkontoutdrag, lönelistor, fakturor, valutakurser, periodiseringar och mycket mer. Med en manuell process kan transaktionsmatchning lätt bli en extremt tidskrävande och riskfylld arbetsuppgift.

Hos Drammens kommun i Norge hanterade löne- och redovisningsavdelningarna dagligen transaktionsmatchningen i Excel. Eftersom dokument lagrades i separata system, och ibland även i pappersformat, krävde matchningsprocessen väldigt mycket tid av medarbetarna. Sedan de började använda Adra Matcher har de istället kunnat importera bankdata, fakturor, skatter och annan dokumentation till Adra och använt automatiserad 3-vägsmatchning för att snabba upp processen.

”Avstämning av såväl små som stora konton är så mycket enklare med Adra. Det finns en bra sökfunktion och avstämningen
sköts helt automatiskt när transaktionerna matchar, vilket sparar mycket tid. Adra Matcher är det bästa
matchningsverktyget jag har använt – det är därför vår kommun har använt lösningen i hela 20 år.”
– Marit Holm Hansen, Drammens kommun

Effektivisera avstämningsprocessen med automatisk flervägsmatchning

Känner du igen utmaningarna i exemplen ovan? Då kan det vara dags att effektivisera transaktionsmatchningen i din organisation. Genom att införa automatiserad flervägsmatchning sparas inte bara tid för medarbetarna på ekonomiavdelningen. Det minskar också risken för fel och bedrägerier genom hela processen. Och bidrar till korrekt, tillförlitlig redovisning och finansiell rapportering. Så att du kan stänga böckerna i tid och leverera rapportering av hög kvalitet, varje månad.

Med ett användarvänligt gränssnitt och smart automation hjälper Adra Matcher dig att läsa in all typ av data, automatisera transaktionsmatchningen och kvalitetssäkra hela avstämningsprocessen. Så att ditt team får mer tid över till det som är viktigt – att skapa värde för organisationen.

---

Vill du veta mer?

Har du en fråga eller vill boka ett möte med en av våra experter för att diskutera vad automatiserad flervägsmatchning skulle innebära för din organisation – klicka på knappen.