Myter & Missuppfattningar vid ERP-integration: varför du inte längre behöver en hel IT-avdelning

I samtal med finanschefer hör vi ofta samma återkommande tvekan: ”Vårt ERP-system klarar allt – och integration låter som en mardröm.” Vi förstår det. Ni har investerat mycket i ERP-system som Workday, SAP, Oracle eller Microsoft Dynamics. Men sanningen är att modern automatisering av bokslutsprocessen inte skapar mer komplexitet – den tar bort den.

Tror du att ditt ERP-system klarar bokslutet på egen hand?

Detta är den vanligaste missuppfattningen vi möter när det gäller automatisering av bokslutsprocessen: att organisationer inte behöver någon kompletterande lösning. Många tror att deras ERP-system kan hantera hela bokslutet på egen hand. I verkligheten är ERP-system inte byggda för att stötta hela processen från början till slut, vilket leder till att ekonomiavdelningar fastnar i tidskrävande och manuellt arbete.

När bokslutsprocessen blir mer komplex uppstår luckor som ditt team tvingas fylla. Även med ett kraftfullt ERP-system sker ofta sextio procent eller mer av arbetet kring månadsbokslutet utanför systemet, vanligtvis i form av manuella moment som kalkylblad och e-post. Dessa manuella insatser är inte bara ineffektiva; de utgör också en betydande risk. Varje manuellt steg öppnar för fel, bristande regelefterlevnad och risk vid granskningar.

Att låta processen fortsätta som den är innebär större risker än många finansorganisationer inser. Det kan leda till felaktiga finansiella rapporter, brott mot regelverk eller skador på företagets rykte.

Orolig att en ERP-integration kräver IT-resurser som ni inte har?

En annan vanlig invändning vi hör från finanschefer är: ”Vårt IT-team är redan hårt belastat och vi har inte möjlighet att ta oss an ett stort IT-projekt. Att integrera ett nytt verktyg för ekonomifunktionen skulle kräva för mycket tekniskt arbete och löpande underhåll.”

Många oroar sig för att en integration ska bli en börda för IT, med omfattande kodning, konstant support och risk för att budgeten skenar. Det är dags att slå hål på den myten.

Kanske har ni tidigare haft erfarenheter av tekniska implementationer som aldrig riktigt lyfte eller nådde sin fulla potential på grund av omfattande IT-inblandning. Lyckligtvis förändrar moderna moln- och SaaS-lösningar, som Trintechs, hela den bilden.

Fyra sätt som Trintechs AI-lösningar för bokslutsprocessen minskar behovet av IT-stöd

Till skillnad från ERP-implementationer som kan ta månader eller till och med år, är Trintechs lösningar utformade för snabb och smidig driftsättning. Det gör att ekonomiavdelningar snabbt kan se resultat, få en sömlös integration och samtidigt uppfylla de tekniska krav som IT ställer. Detta i sig minskar IT-arbetsbördan avsevärt. Hur då?

1. Ingen infrastruktur för IT att hantera
   Med molnbaserade lösningar finns inga servrar som måste underhållas och inga mjukvaruuppdateringar som IT behöver installera. Allt detta sköts automatiskt i bakgrunden. Uppgraderingar sker i molnet och är alltid tillgängliga direkt, utan att kräva större IT-projekt. Det innebär att er IT-personal inte behöver lägga helger på systemuppgraderingar eller felsökning av lokala servrar.
2. Ekonomiteamet kan äga processen
   Trintechs lösningar är utvecklade för användare inom ekonomi. Gränssnitten är intuitiva och erbjuder översikter, drag-and-drop-regler för avstämningar och konfigurerbara arbetsflöden, vilket gör att ekonomi- och redovisningsteamet kan administrera systemet själva efter den initiala implementeringen. De kan lägga till nya avstämningsregler eller ändra godkännandeflöden utan att involvera IT vid varje förändring. Till exempel kan ekonomiavdelningen ofta själva konfigurera konton om ni förvärvar en ny affärsenhet. Efter att systemet tagits i bruk krävs minimal IT-inblandning. Ni behöver inte ett utvecklingsteam som övervakar systemet löpande.
3. Förbyggda anslutningar innebär minimalt med kod och enklare underhåll
   Trintech erbjuder färdiga ERP-anslutningar som inte bara snabbar upp implementationen, utan också innebär att IT inte behöver skriva anpassad integrationskod. Anslutningarna hanterar datamappning och informationsöverföring mellan ERP-systemet och bokslutslösningen. Om ni använder Workday, SAP, Oracle eller Microsoft Dynamics finns en färdig anslutning. Resultatet blir att IT kanske hjälper till med den initiala installationen och testerna, men därefter rullar allt automatiskt. Och om något ändras i framtiden, till exempel en uppdatering av mjukvaran, hanterar den certifierade anslutningen detta så att data fortsätter flöda som det ska. Ni behöver inte oroa er för att en ändring ska förstöra en integration som IT byggt själva.
4. Kostnadseffektivt och med support inkluderad
   Med en molnbaserad lösning slipper ekonomiavdelningen stora investeringar som belastar IT-budgeten. I stället är kostnaderna förutsägbara och faller ofta under löpande driftskostnader. Med Trintech ingår dessutom support i abonnemanget. Om ni stöter på problem kan ni kontakta vårt supportteam för hjälp, i stället för att bara förlita er på interna IT-resurser.

För att ytterligare minska komplexiteten erbjuder Trintech nu low-code-integration via Boomi-anslutningar, vilket innebär att endast minimal kodning behövs för att snabbt och säkert koppla samman era ERP-, CRM- eller datalagerlösningar. Detta kan minska implementationstiden med upp till femtio procent och samtidigt sänka kostnaderna för underhåll.

Dessutom kan ni känna er trygga med att allt sker säkert och enligt korrekt regelefterlevnad. Boomi har över femton olika säkerhets- och efterlevnadscertifieringar, och när lösningen dessutom hostas i Trintechs privata molnmiljö, eller i den miljö ni själva föredrar, tillkommer ytterligare ett lager av kontroll och säkerhet.

Kort sagt är integration inte ett IT-projekt, utan ett förändringsprojekt för finansfunktionen som IT kan stödja fullt ut.

Vill du ha ett konkret exempel? Finansavdelningen hos Dallas Cowboys implementerade Trintech, och deras CFO, Tom Walker, lyfte fram att en viktig anledning till valet var att Trintech passade deras tekniska strategi. Det var nämligen den enda lösningen för bokslutsprocessen som är inbyggd i Microsoft Dynamics 365.

Vad innebar detta för deras IT-avdelning? Att verktyget direkt kunde integreras i deras befintliga IT-miljö, som redan var Microsoft-baserad, utan extra krångel eller komplexitet. Eftersom lösningen är inbyggd i Dynamics utnyttjar den deras befintliga plattform, vilket gör att IT inte behöver stödja ett separat system. Finansavdelningen kan använda lösningen direkt i sitt vanliga ERP-gränssnitt.

Sammanfattningsvis…

Det är fullt förståeligt att många organisationer känner viss tvekan inför att koppla samman nya system med sitt ERP. Erfarenheten visar att projekt som rör ERP ofta kräver betydande investeringar i både tid och pengar. Lyckligtvis är integrationen av en lösning för automatisering av bokslutsprocessen, som Trintechs, inte ett stort IT-projekt – utan ett smart och skalbart steg mot ett snabbare och mer tillförlitligt bokslut.

När systemen är sömlöst integrerade vinner både finans och IT. Data flödar enkelt mellan plattformarna, rätt kontroller finns på plats och ledningen kan känna trygghet i siffrorna som rapporteras.

Och myten om att integration måste vara tung och komplicerad? Den är nu officiellt avfärdad.