I grunden handlar det om kronor och ören på finans- och redovisningsavdelning, och de må vara viktiga men de är inte de enda siffrorna som har avgörande betydelse för ditt företag. Nyckeltal (KPI:er) ger dig de data du behöver för att förstå hur väl ditt team hanterar bokslut och ännu viktigare, om de är redo att hantera den ökning av arbete som kommer om du planerar att skala upp din organisation.

De fem nyckelmåtten att analysera är:

1. Riskexponering: Vilka är dina dagliga risker?
2. Kostnad: Hur mycket kostar bokslutet varje månad?
3. Tid: Hur lång tid tar det att stänga?
4. Kvalitet: Görs avstämningar korrekt?
5. Träffsäkerhet: Hur ofta utförs avstämningar korrekt på första försöket?

Prioritetshierarkin för dessa KPI:er varierar beroende på vem det är som granskar dem. Det som är viktigast för en controller skiljer sig från revisorerna.

Controllers tittar på saker från makronivå, med fokus på utmaningar för redovisningsprocessen som negativt påverkar bokslutsprocessen vid månadsslut, de prioriterar KPI:er som kostnader och riskexponering.

Teamledare är mer bekymrade över de dagliga redovisningsuppgifterna, med fokus på saker som har en direkt påverkan på ekonomiteamets prestation som kvalitet och tid.

Vill du förstå hur dessa mått kan påverka dig när du ska skala upp? Låt oss då ta en närmare titt på var och en och hur de påverkar din organisation.

1. Begränsa din riskexponering

Varje konto associeras med en risknivå. Från datainmatningsfel till programvarubegränsningar kan misstag och brister belasta din organisation med svagheter som kan få allvarliga konsekvenser längre fram.

Om du skalar upp genom nyförvärv kan det medföra att du får ta dig an ett nytt ERP eller gå in i ett annat företags sista sex månader av bokslutet. Dessutom finns SOX att förhålla sig till för att skydda investerare.

Naturligtvis handlar det inte bara om ekonomisk risk. Du vill också undvika ryktesrisk så att du håller ditt företags brister utanför nyhetscykeln.

Oavsett om det är en risk i samband med ett ERP eller din organisations rykte kan moderniseringen av avstämningsprocessen begränsa din riskexponering både nu och i framtiden.

2. Förstå dina kostnader

Att förstå kostnaderna kopplade till den tid det tar att bearbeta en avstämning ger dig en bra uppfattning om vad du behöver skala upp. Om det tar hela månaden för ditt team att bearbeta varje transaktion du får kommer du inte kunna hålla jämna steg med den ökade arbetsbelastningen som tillkommer vid ett förvärv eller en ny produktlinje.

Att fördubbla din personalstyrka är inte en idealisk lösning. Att få de resurser som behövs för att dubbla lönerna är svårt eftersom ditt redovisningsteam inte genererar några intäkter för ditt företag. Ekonomiavdelningen är trots allt ett kostnadsställe, inte ett intäktscenter.

Genom att förstå den verkliga kostnaden för åtgärder kan du förbereda ditt ekonomiteam för den oundvikliga ökningen av arbetsbelastningen som följer när du skalar upp.

3. Spåra din tid

När du skalar upp är det viktigt att utforska effektivare sätt att slutföra ditt bokslut på. Det handlar om att jobba smartare, inte hårdare. Du måste öka din kapacitet exponentiellt utan att göra detsamma med dina kostnader. Det enklaste sättet att göra detta på är att se över hur du spenderar din tid.

Genom att mäta den tid det tar att slutföra en avstämning eller bokslut för ett konto kan du fastställa vilken inverkan ett nyförvärv eller en produktlinje kommer att ha på ekonomiteamets arbetsbelastning. Sedan kan du utforska nya lösningar som gör att du kan hantera den ökade arbetsbelastningen utan att överskrida budgeten.

4. Kontrollera kvaliteten på din avstämnings- och bokslutsprocess

När du mäter kvaliteten på avstämningar och bokslut är ditt primära mål att förbereda dig för framtida revisioner genom att ställa specifika frågor, till exempel:

• Blev avstämningen klar i tid?
• Ingår alla dokument och data?
• Kräver din revision eller avstämning utvärdering?
• Har några nödvändiga justeringar slutförts?
• Vem utförde avstämningen?

När du skalar upp genom förvärv är revisioner en del av processen. Revisorer kan be om avstämningsprover från olika konton i hela din verksamhet och var och en måste stå på egen hand. Du kan inte komma med ursäkter om de är ofullständiga eller saknar nyckeldokumentation.

Om du vill veta mer om hur du förenklar ditt bokslut kan du boka en demonstration så förklarar vi mer.

5. Mät din träffsäkerhet

Misstag inträffar, men att spåra deras frekvens hjälper dig att mäta träffsäkerheten i dina avstämningsprocesser. Om du har avstämningar som avvisas eller skickas tillbaka för granskning ofta orsakar det en fördröjning i systemet, vilket försenar ditt bokslut.

Träffsäkerhet uppnås endast genom noggranna kontroller och balanser. Delsummor måste motsvara dina summor och alla data som krävs måste redovisas. Detta stöder beräkningar och processer så att du står på en stadig grund under ditt bokslut.

För en djupare inblick i dessa KPI:er upptäck de bästa boksluts-KPI:erna du bör mäta för att driva strategiska beslut.

Hur automatisering av redovisning hjälper dig att förbereda för att skala upp

Att skala upp är en seriös satsning för din organisation och du måste veta att ditt ekonomiteam kan hantera den ökade arbetsbelastningen.

De flesta företag planerar för sin bokslutscykel att pågå i 7–10 dagar, men verkligheten är att de flesta har en 20-dagarscykel.

Den tidslinjen ger inte ditt ekonomiteam mycket ledig tid att arbeta med andra viktiga uppgifter som att bestämma bättre sätt att spara ditt företags pengar på eller säkra en bättre Return on Investment genom bättre finansiella metoder.

Adra® Suiten erbjuder en automatiseringslösning som ger dig anpassad rapportering och insyn i realtid, så att du kan spåra och stämma av transaktioner snabbare och mer exakt. Det begränsar också din exponering för risker och skyddar dig genom automatiska SOD-kontroller så att en person inte kan agera som både godkännare och granskare.

Med Adra får du dessutom:

• Minskade kostnaderna genom att införa automatisering jämfört med att anställa mer personal
• Minskad tid på att stänga genom att påskynda avstämningsprocessen
• Förbättrad kvalitet på ditt bokslut genom dokumentationskrav
• Minskad risk för manuella fel genom att ladda ner data direkt från källan
• Möjlighet till automatisk certifiering på konton som inte kräver granskning.

Ännu viktigare är att automatisering ger ditt ekonomiteam tidskritisk information i ett lättanvänt system. När du ger ditt team den här typen av insyn ger du dem större möjlighet att växa till strategiska ledare inom din organisation i stället för att spendera all sin tid på att granska gamla avstämningar som borde ha stängts för flera månader sedan.

Om du är redo för att modernisera din avstämningsprocess med automatisering och därmed förbereda ditt företag för att skala upp, kontakta Adra. Vi kan boka in en gratis demo så att du kan se vår bokföringsprogramvara och hur den kan hjälpa dig.

Författare: Emma Wretman