Om du redan använder Adra Balancer och Adra Matcher är din bokslutsprocess förmodligen betydligt smidigare och effektivare än tidigare. Avstämningarna går snabbare, avvikelserna är tydligare och ditt team lägger mindre tid på själva bokslutet – och mer tid på att faktiskt lösa problemen. Men det finns oftast en del som fortfarande känns manuell: verifikationerna (journal entries).

Avstämningar och matchningar kan ske i Adra. Men justeringarna tenderar att leva vidare i kalkylblad, med underlag utspritt i mejl. Själva verifikationen registreras i ERP-systemet och kopplas sedan manuellt tillbaka till det ursprungliga problemet. Du kan visa allt för en revisor och informationen finns där – men processen är långsam, riskfylld och frikopplad från resten av din bokslutsprocess.

Adra Journal Entry finns för att täppa till den luckan.

Varför verifikationer behöver ett eget hem

Verifikationer är inte bara ett administrativt steg i slutet av bokslutet. Det är där korrigeringar, uppskattningar, fördelningar och komplexa transaktioner faktiskt förs in i huvudboken.

När dessa verifikationer är utspridda över kalkylblad, delade mappar och mejl skapas mer arbete i längden. Det blir svårare att bevisa exakt hur en verifikation hänger ihop med en avstämning eller en matchningsavvikelse. Du riskerar dessutom att medarbetare matar in samma information flera gånger. Och det leder till begränsad insyn för Controllers, som saknar en tydlig och överskådlig bild av vad som har skapats, godkänts eller bokförts.

För organisationer som redan automatiserar avstämningar och matchning blir denna process det sista manuella momentet i ett annars sammanhängande bokslut. Genom att centralisera verifikationerna i Adra blir de en hanterad och fullt synlig del av bokslutet – istället för ett separat kalkylblad eller ett manuellt arbete.

Så här hanterar du verifikationer i Adra

Adra Journal Entry ger dig en samlad plats där du kan skapa, spåra och skicka verifikationer som en del av ditt befintliga Adra-bokslut, och därefter föra över dem till ditt ERP-system för godkännande och bokföring. Eftersom funktionaliteten i Adra Journal Entry medvetet är enkel kan de flesta team ta det i bruk utan ett omfattande förändringsarbete. Ett typiskt arbetsflöde kan se ut så här:

1. Ett avstämningspost i Balancer eller en avvikelse i Matcher identifieras som något som kräver en verifikation.
2. Upprättaren skapar en verifikation direkt från den kontexten i Adra, med möjlighet att använda en mall för konsekvens och standardisering. De kan också bifoga dokumentation eller lägga in anteckningar direkt i verifikationen. Detta säkerställer att allt stödmaterial följer med den aktuella posten, vilket underlättar och påskyndar revisionen.
3. När verifikationen är redo att bokföras kan du exportera alla eller vissa verifikationer till en enda fil, eller automatiskt ladda upp dem till ditt ERP-system där du kan följa dina vanliga godkännandeflöden.

Adra gör det möjligt att övervaka all aktivitet kring verifikationer, oavsett var i Adra de skapas, via en enda samlad dashboard med möjligheter att borra dig ned i detaljerna. I varje steg är verifikationen kopplad tillbaka till sin källa och har ett fullständigt revisionsspår.

Det innebär:

• Verifikationen, dess stödjande dokumentation och den underliggande avstämningen eller matchningen kan alla visas i ett och samma ekosystem.
• Ditt ERP-system förblir system of record för bokförda verifikationer, men Adra blir det styrande lagret för hur de skapas och hanteras.
• Controllers och chefer kan snabbt få en överblick över status för verifikationer och var flaskhalsar håller på att uppstå.

Ytterligare funktioner gör det möjligt för användare att klona och vända verifikationer för vanliga arbetsflöden, såsom återkommande periodiseringar – vilket effektiviserar processen ytterligare samtidigt som full kontroll behålls.

Användningsområden för Journal Entry

Att centralisera verifikationer i Adra underlättar vid:

• Justeringar och korrigeringar som identifieras under kontoavstämningar
• Bankavgifter och kostnader som upptäcks vid transaktionsmatchning
• Internprissättning samt kostnadsfördelningar mellan bolag
• Skatte- och regulatoriska bokningar
• Valuta- och kursdifferenser
• Avskrivnings- och amorteringsplaner

Att flytta detta från kalkylblad in i Adra Journal Entry förkortar revisioner, förbättrar konsekvensen och minskar risken för borttappade eller dubbla verifikationer.

Att bygga mot automatisering och AI

Att centralisera verifikationer i Adra blir grunden för en mer avancerad transformation. Snart kommer Adras utvecklingsplan för Journal Entry att inkludera funktioner som:

• Dynamiska godkännandeflöden som styr verifikationer olika beroende på risknivå, beloppsgräns, konto eller enhet.
• Regelbaserade, automatiserade och återkommande verifikationer, så att rutinposter som månadsvisa periodiseringar eller amorteringar kan genereras automatiskt.
• AI-assisterade verifikationer, där Adra kan föreslå poster baserat på historiska mönster — alltid under redovisningsekonomens kontroll för genomgång och godkännande.

Allt detta bygger på en enkel idé: när dina verifikationer finns samlade på ett ställe, och är kopplade till resten av bokslutet, kan du frigöra betydligt mer värde från framtida förbättringar. Inget av detta fungerar särskilt bra om verifikationer ligger fast i Excel. När de väl är centraliserade i Adra blir det mycket enklare att tillämpa automatisering och AI på ett kontrollerat och granskningsbart sätt.

Se Adra Journal Entry i praktiken

Om du redan är kund hos Adra Balancer eller Adra Matcher är det ett av de snabbaste sätten att minska manuellt arbete, förbättra noggrannheten och förbereda ditt team för mer automatiserade och AI-drivna processer att lägga till Adra Journal Entry.

Om du ännu inte använder Adra kan en komplett och sammanhängande lösning hjälpa dig att korta ner bokslutsprocessen med flera veckor – samtidigt som du sänker kostnaderna, minskar riskerna och skapar bättre förutsättningar för tillväxt.

Titta på den on-demand-demonstration som visar hur Adra Journal Entry kan komplettera din bokslutsprocess.