Bör du vänta med att införa en automatiserad plattform för bokslutsprocessen tills efter att ert ERP har migrerats?

Det korta svaret: nej.

Att vänta med att införa en plattform för automatiserad bokslutsprocess tills efter en ERP-migrering eller uppgradering innebär att ni går miste om en stor möjlighet att minska risker, förbättra datakvaliteten och göra själva migreringen enklare. Genom att införa automatisering och standardiserade arbetsflöden före och under migreringen kan ni flytta över renare data, behålla kontrollen över månadsbokslutet och snabbare komma i gång i det nya systemet – med full spårbarhet och färre överraskningar.

Varför ”senare” sällan lönar sig

Det kan vara lockande att tänka: ”Vi slutför ERP-projektet först och fokuserar på kontroller och bokslutsprocesser därefter.” Men i praktiken är ERP-migreringar en av de mest omvälvande perioderna i er tekniska miljö för finans. Just under dessa perioder av förändring behövs tydliga och upprepningsbara processer som håller kvaliteten uppe – automatiserade kontroller och en gemensam källa för avstämningar och attest av verifikationer. Det ni absolut inte behöver är fler manuella kalkylblad och tillfälliga lösningar.

Att införa en plattform för automatiserad bokslutsprocess tidigt ger tre omedelbara fördelar:

• Renare grunddata inför migreringen. Standardiserade mallar för avstämningar och verifikationer minskar risken för inkonsekventa bokningar och kvarhängande saldon som annars skapar problem vid mappning och konvertering.
• Kontinuerlig spårbarhet. Ett system som registrerar vem som gjorde vad, när och varför säkerställer full transparens genom hela migreringen. Det förenklar både interna och externa granskningar.
• Mindre omarbete och snabbare övergång. Automatisering gör månadsbokslutet mer förutsägbart, vilket frigör tid så att teamet kan fokusera på själva migreringsarbetet i stället för att hantera oväntade avvikelser i redovisningen.

Inför migreringen: standardisera och förbered

Se tiden innan migreringen som ett optimalt tillfälle att skapa tydlighet och struktur i bokslutsarbetet. Målet är att göra era källsystem och processer så förutsägbara som möjligt, så att migreringsteamet får tillförlitliga underlag att arbeta med.

Detta bör du göra:

• Skapa gemensamma mallar för hela organisationen. Standardiserade avstämningsscheman, mallar för balansräkningen och format för verifikationer minskar variationen mellan olika affärsenheter.
• Inför ett enhetligt attestflöde. Automatiserade flöden och godkännanderegler säkerställer att varje justering granskas och dokumenteras på ett konsekvent sätt.
• Använd plattformen för att validera data. Kör avstämningar, identifiera inaktuella eller avvikande saldon och åtgärda problemen innan konverteringen. Det minskar mängden manuell mappning som annars behövs senare.
• Dokumentera och fånga upp avvikelser. I stället för att sprida information via mejl eller tillfälliga kalkylblad registreras avvikelser direkt i systemet så att ingenting tappas bort under migreringen.

Affärsresultat: färre oväntade justeringar i det nya ERP-systemet, en snabbare fas för mappning och konvertering samt mindre tid som behöver läggas på att rätta dataproblem efter driftsättning.

Under migreringen: behåll kontrollen

En migrering innebär inte att bokslutsprocessen kan pausas – månadsdeadlines, interntransaktioner och regulatoriska krav fortsätter som vanligt. En automatiserad plattform för bokslutsprocessen som integreras med ert ERP och andra verksamhetssystem kan fungera som navet för kontroll och styrning under övergången.

Så här hjälper den till:

• Upprätthåll obrutna bokslutscykler. Fortsätt med avstämningar och attest av verifikationer även när ERP-systemet migreras.
• Skapa översikt och tydlig insyn. Centrala dashboards gör det möjligt för finansledare att följa framsteg och identifiera flaskhalsar i både det gamla och det nya systemet.
• Minska manuella överlämningar. Automatiserade arbetsflöden och integrationer gör att data rör sig med färre beröringspunkter och lägre risk för manuella fel.
• Behåll spårbarheten genom hela förändringen. Varje justering och godkännande dokumenteras och är fullt spårbart, även när konton och huvudböcker flyttas över.

Resultat: teamet uppfyller sina rapporteringskrav utan att öka migreringsrisken, och alla intressenter kan känna förtroende för siffrorna under hela övergången.

Efter migreringen: harmonisera och skala upp

När det nya ERP-systemet är i drift blir automatiseringsplattformen motorn för kontinuerlig förbättring och stärkt kontroll.

Detta kan du förvänta dig:

• Snabb harmonisering. Använd branschstandardiserade mallar och erfarenheterna från migreringen för att skapa konsekventa bokslutsprocesser i alla regioner och juridiska enheter.

• Fokus på risker som verkligen spelar roll. Automatisering lyfter fram poster med hög risk så att medarbetarna kan lägga tiden på värdeskapande analys i stället för lågprioriterade avstämningar.

• Lokala anpassningar med global enhetlighet. Systemet kan konfigureras efter lokala krav samtidigt som de globala kontrollerna bibehålls.

• Snabbare och säkrare rapportering. Inbyggda kontroller och full spårbarhet gör det enklare att ta fram tillförlitliga finansiella rapporter.

Kort sagt: perioden efter migreringen är när ni börjar se det långsiktiga värdet av att ha infört automatisering tidigt – snabbare bokslut, lägre risk och mer tid för strategiskt finansarbete.

En enkel implementeringsplan för att komma i gång

1. Analysera bokslutsaktiviteterna. Kartlägg nuvarande avstämningar, verifikationer och godkännandepunkter.
2. Standardisera mallar och regler. Skapa företagsgemensamma mallar och arbetsflöden för godkännande direkt i plattformen.
3. Pilotera med en kontrollgrupp. Testa mallarna på ett urval av konton eller en enskild juridisk enhet för att säkerställa att konfigurationerna fungerar som de ska.
4. Integrera och testa. Koppla plattformen till källsystemen och genomför testkörningar för att bekräfta att dataflöden och mappningar fungerar korrekt.
5. Kör parallella processer under övergången. Fortsätt med bokslutsarbetet medan migreringen pågår, och använd plattformen för att logga avvikelser och hålla godkännanden i rörelse.
6. Harmonisera efter driftsättning. Applicera lärdomar på hela organisationen och justera automatiseringar för att kunna skala upp.

Fem främsta anledningarna till att kunder väljer att implementera nu (i stället för senare)

• Lägre migreringsrisk – färre oväntade dataproblem och en tydligare, mer förutsägbar mappningsprocess.
• Kontinuerlig kontroll – månadsbokslutet tar inte paus under migreringen, och det gör inte spårbarheten heller.
• Snabbare ROI – effektivitetsvinster och färre fel börjar märkas tidigare.
• Smidigare förändringsarbete – teamen anammar standardiserade processer innan de ska lära sig ett nytt ERP-system.
• Enklare revision och regelefterlevnad – konsekvent dokumentation och godkännanden genom hela processen.

Avslutande tankar

En automatiserad lösning för bokslutsprocessen är inte något att ”lägga till senare” efter en ERP-migrering – det är en strategisk möjliggörare som gör migreringen mindre riskfylld, mer transparent och i slutändan mer framgångsrik. Genom att införa automatisering i ett tidigt skede får ni renare data, en tillförlitlig revisionsspårning och en förutsägbar bokslutsprocess som minskar trycket på teamet under ett av de mest krävande IT-projekten en organisation kan genomföra.