En manuell och ineffektiv bokslutsprocess skapar onödig stress och hög arbetsbelastning på ekonomiavdelningen. Stora transaktionsvolymer och korta deadlines medför alltför ofta försenade leveranser och bristande kvalitet. Men det är inte allt. Manuell hantering innebär också risker för fel och misstag. Risker som kan få förödande konsekvenser för företagets trovärdighet, tillväxt och överlevnad. 

Genom att använda en gemensam automatiseringslösning för hela bokslutsprocessen kan du minimera riskerna och ge ditt team de verktyg de behöver för att leverera bokslut av hög kvalitet i god tid, varje gång. Fortsätt läsa för att lära dig hur.  

Tar bort Excel, personberoenden och manuella arbetsuppgifter  

Excel-filer som uppdateras manuellt och skickas fram och tillbaka i organisationen är både ineffektivt och osäkert. Om rutiner och arbetssätt dessutom sitter i huvudet på dina mest erfarna medarbetare blir din process sårbar och begränsar möjligheten till tillväxt. 

Med en digital lösning för hela bokslutsprocessen, som Adra från Trintech, kan du automatisera en mängd arbetsuppgifter. Låt systemet hantera de enkla uppgifterna såsom att matcha transaktioner och stämma av konton där alla uppgifter stämmer överens. Så kan dina medarbetare använda sin kunskap och kompetens där den verkligen behövs – för att granska avvikelser och göra analyser.   

Standardiserar processer och rutiner

Glöm personliga checklistor och kom-ihåg-lappar på medarbetarnas skrivbord. Eller avvikande rutiner för att vissa avdelningar eller kontor ”gör som de alltid gjort”. Med en gemensam bokslutslösning kan du införa standardiserade rutiner och tydliga arbetssätt. Så att det blir lätt för medarbetarna att göra rätt, på såväl central som lokal nivå. 

När alla följer en standardiserad process kan du upprätthålla en hög kvalitet samtidigt som du kan känna dig trygg i att alla konton stämts av och kontroller genomförts i enlighet med gällande regler och policyer. Rutinbeskrivningar och krav på dokumentation finns alltid nära till hands för den som utför uppgiften vilket underlättar för vikarier eller nyanställda att snabbt komma igång. 

Samlar data och arbetsflöden i en gemensam plattform 

När alla medarbetare arbetar i en gemensam lösning för hela bokslutsprocessen får du fullständig insyn och kontroll över vem som gör vad, vilka konton som är avstämda och vad som kvarstår. Du kan definiera dina arbetsflöden så att systemet automatiskt skickar en uppgift vidare till nästa person i kedjan och lägga till kontrollpunkter enligt ditt företags policy. Det digitala arbetsflödet säkerställer att ingenting faller mellan stolar och skickar automatiskt notiser eller påminnelser till rätt personer i organisationen. 

Du kan med fördel också sprida ut arbetsbördan över fler medarbetare och längre tid. Starta arbetet med avstämningar innan böckerna stängts för att undvika stress och tidspress vid månadsskiftet. Fördela om arbetsuppgifter om någon medarbetare har för mycket på sitt bord eller blir sjuk. Med smartare planering och bättre översyn kan du undvika risken för fel och misstag i bokslutsarbetet. 

Säkerställer dokumentation och spårbarhet 

Ett besök av revisorn eller en oanmäld granskning ska inte behöva skapa stress och oro. När du använder en digital lösning för hela bokslutsprocessen finns all dokumentation och historik bara ett knapptryck bort. Alla aktiviteter, attester och underlag sparas automatiskt med datum och tidsstämpel för fullständig spårbarhet. 

Istället för att jaga dokument i mappar och e-post kan du enkelt bjuda in revisorerna till plattformen där de får tillgång till den data och dokumentation de behöver för sin granskning. Tryggt och säkert – som det ska vara. 

Identifierar problem och flaskhalsar tidigt  

En felaktig avstämning, ett potentiellt bedrägeriförsök eller uppgifter som fastnar i en medarbetares inkorg kan skapa stora problem om de inte upptäcks i tid. I värsta fall kan de påverka hela bokslutet och företagets finansiella situation.  

Med den smarta bokslutslösningen Adra från Trintech får du fullständig transparens och insyn i processen. Du kan direkt identifiera var problem uppstår för att sätta in rätt åtgärder. Använd skräddarsydda rapporter för att följa viktiga nyckeltal för processeffektivitet och arbeta med kontinuerliga förbättringar av hela bokslutsprocessen. Allt för att leverera snabba, smidiga och säkra bokslut.