5 metoder för att förbättra avstämningsprocessen

Att stämma av konton är en av de viktigaste uppgifterna för att ”stänga böckerna” i slutet av räkenskapsperioden. Även om avstämningar är en nödvändig komponent i varje bokslut tar de ofta upp en stor del av processen när revisorer behöver stämma av varje ekonomisk händelse via kalkylblad. När du använder manuella metoder tar avstämningar flera dagar, om inte veckor, att slutföra.

Men avstämningar behöver inte alltid vara så tidskrävande. Faktum är att vår Global Benchmark Report 2021 fann att 68% av respondenterna listade standardisering eller automatisering som sitt viktigaste förbättringsområde för 2021. Implementera dessa fem metoder för att ytterligare förbättra och optimera din bokslutsprocess.

1. Upprätta en riskbaserad policy

Avstämningar sker löpande, från dagligen och veckovis till kvartalsvis. Oavsett avstämningsfrekvens är upprättandet av en effektiv och riskbaserad policy avgörande för att minimera misstag och risker under processen.

Riskklassificeringar kan drivas av flera faktorer relaterade till ett konto. Ett lågriskkonto kan baseras på månadsvisa variationer av balansen eller skillnaden för slutbalans mellan huvudbok och reskontra. Å andra sidan kan ett högriskkonto definieras av ett debetsaldo som finns när kredit förväntas, där det har funnits en högre varians än vanligt i saldot på kontot, eller när samma avstämning inte passerat granskningen under föregående period. Att fastställa dessa nyckelfaktorer mellan ett nyckelkonto och ett icke-nyckelkonto är avgörande för att ha en fungerade standardpolicy och procedur att följa.

[cta-content-placement]

Genom att definiera låg- och högriskkonton och differentiera de två kan finans- och redovisningsteam upprätta en prioriteringslista för konton när de stämmer av. I stället för att ta sig an alla kontoavstämningar med samma precisionsnivå bör teamen fokusera mer av sin tid på högriskkonton. Högriskkonton har vanligtvis en större risk för fel, vilket innebär att de har en större påverkan på hur korrekta de finansiella rapporterna blir.

Implementering av en policy är inte en engångsprocess. För att konsekvent förbättra bokslutsprocessen och se till att alla räkenskaper redovisas bör ledningen utvärdera dessa riskbaserade policyer löpande.

2. Standardisera avstämningsprocessen

Varje gång avstämningar utförs följer revisorer en serie steg för att säkerställa att de registreras, dokumenteras och avstäms korrekt. Denna repeterbara process bygger på standardprocedurer för att säkerställa att den görs korrekt varje gång. Att implementera en standardiserad avstämningsprocess är avgörande för att minska risker, rapportera fel och onboarding av nya medarbetare.

Oavsett om du implementerar en mall som alla i ekonomi- och redovisningsavdelningen följer eller en process för att dokumentera transaktioner, bör varje organisation ha en gemensam och standardiserad avstämningsprocedur. I likhet med att upprätta en riskbaserad policy bör organisationer också kontinuerligt analysera sin befintliga avstämningsprocess för att identifiera eventuella brister eller möjligheter till automatisering.

3. Komplettera avstämningar med automatisering

Tekniken har utan tvekan haft en betydande inverkan på hur företag arbetar och interagerar. Även om automatisering ofta är positionerad som den ultimata lösningen för att säkerställa korrekt rapportering och tillgång till prediktiva insikter, är processstandardisering fortfarande absolut nödvändigt för dess framgång.

I stället för att förlita sig på manuell datainmatning i kalkylblad, stämma av transaktioner, skicka kalkylblad via e-post och sedan få kontona godkända kan F&A-team drastiskt förbättra sina arbetsflöden genom att implementera automatisering i en standardiserad avstämningsprocess. Finansiell automatisering kompletterar sedan den processen genom att effektivisera dataintegrationen, markera avvikelser, automatiskt stämma av lågriskkonton och tillhandahålla en centraliserad lösning för hantering av bokslutet. Dessutom gör finansiell automatisering det möjligt för ekonomichefer att få insikter i realtid i bokslutsprocessens framsteg samtidigt som antalet konton för den angivna perioden visualiseras.

Även om det inte är en mirakellösning för alla, måste organisationer inse vikten av att automatisera manuella status quo-processer genom hela bokslutsprocessen.

4. Bedöma nyckeltal

Siffror är viktigt för alla organisationer, oavsett om de är i form av kassaflöde, nettoresultat, vinst och förlust med mera. På samma sätt som dessa siffror är avgörande för att utvärdera det aktuella läget för ett företag, är nyckeltal (KPI:er) avgörande för att bedöma resultatet av den finansiella redovisningen.

När du går igenom avstämningar, oavsett om det är genom manuella eller automatiserade processer, är det viktigt att spåra dessa KPI: er. Några exempel på KPI:er är den tid som krävs för att slutföra avstämningar för ett högriskkonto eller den genomsnittliga tid som krävs för att förbereda kontra godkänna för en vald period.

Genom att fokusera på KPI:er kan ekonomichefer få en översikt över hur avstämningar utförs från början till slut och identifiera eventuella brister i processen. De kan sedan göra justeringar för att förbättra arbetsflöden och rapportering om nyckeltal för att sedan ta dem vidare till ledningen.

5. Gör kontinuerliga förbättringar av arbetsflöden

Avstämningar är en nödvändig men repetitiv process för varje organisation. När transaktioner strömmar in och ut ur verksamheten är risken för flaskhalsar och obalanserad arbetsbelastning ofta hög. Detta innebär att ekonomichefer kontinuerligt måste utvärdera sina processer och göra förbättringar efter behov.

Kanske finns det en förberedare som har ett stort antal högriskkonton att stämma av och hålla reda på medan en annan revisor endast har ett litet antal lågriskkonton. De standardiserade principerna kräver att högriskkonton stäms av månadsvis, medan kontot med lägre risk stäms av två gånger om året. Denna obalans av arbetsbelastnings ger inte bara extra stress till förberedaren för högriskkonton utan minimerar också produktiviteten för förberedaren som hanterar lågriskkonton. Dessa obalanserade arbetsbelastningar kan också försena slutförandet av redovisningen och påverka kvaliteten på den finansiella rapporteringen. Genom att göra kontinuerliga förbättringar av bokslutsprocessen kan organisationer effektivt öka produktiviteten och minska stressen för sina ekonomi- och redovisningsteam.

Genom att implementera dessa fem metoder i dina avstämningar kan F&A-team ytterligare förbättra och optimera sina avstämningsmetoder. Du kan förvänta dig fördelar som exempelvis tidsbesparingar, riskreducering och balanserade arbetsbelastningar för din organisation.

Författare: Emma Wretman