4 steg till att skapa en riskbaserad kontoavstämningspolicy

Att modernisera ditt månadsbokslut kommer spara värdefull tid  för ditt finans- och redovisningsteam och samtidigt minska risker och förbättra generell korrekthet och förtroende för din rapportering. Denna bloggserie tittar på 5 exempel på bästa praxis för att hjälpa dig starta din resa. Det första steget vi behandlade var vikten av att skapa en stabil grund genom att koordinera dina medarbetare, processer, policy, och teknologi med varandra. Nu är det dags att börja med bästa praxis #2, att implementera ett riskbaserat tillvägagångssätt.

När organisationer letar efter att frigöra tid för deras team så att de kan fokusera på mer värdeskapande arbete (som affärskritiska insikter och ekonomiplaneringsanalys), är det nödvändigt att hitta balansen mellan att minska manuell arbetsbörda och fortfarande behålla kontroll och korrekthet i avstämningsprocessen för balansräkningen. Av denna anledning söker företag alltmer efter att implementera ett automatiserad riskbaserat tillvägagångsätt för kontoavstämning.

Genom att ha ett riskbaserat tillvägagångssätt för avstämningar kan resurser fokuseras på högriskkonton i balansräkningen medan lågrisks-arbetsuppgifter kan göras mindre ofta. Med ett globalt tillvägagångsätt kan processen bli standardiserad, rationaliserad och de bästa aktiviteterna kan genomföras, beroende på risken.

Ytterligare kan automatisering av variansanalys komplimentera utvecklingen av kontoavstämningspolicyn, så att finansteam genomgående kan identifiera gap och arbeta för att överbrygga dem, vilket fortsatt minimerar risker.

4 steg till att skapa ett riskbaserat tillvägagångssätt för kontoavstämning

Steg 1: Definiera dina avstämningar

En kontoavstämningspolicy kan vara ett träningsdokument för medarbetare, i tillägg till att klargöra krav och procedurer. Riktlinjer och kriterier har större chans att implementeras när individer fullt ut förstår vikten och relevansen av en process – vilket minskar sannolikheten för motvillighet till förändring. Av denna anledning är det rekommenderat att ge en överblick av varför avstämningar utförs, och exakt hur en balans ska bekräftas.

Att beskriva nyckelterminologi kan också hjälpa användare att förstå policyn. Till exempel, vad är din definition av “avstämningspost”? Måste alla konton vara helt avstämda eller bara inom en tröskel? Vilken nivå av segregering av ansvar är acceptabel för förberedningen och granskningen av en avstämning?

Steg 2: Fastställ riskbaserad kontoavstämning

Nästa steg är att fastställa hur riskbedömningen av ett konto kommer påverka dess hantering. Nyckeln här är att framgångsrikt uppnå en balans mellan att minska den totala arbetsbördan och upprätthålla kontroll av processen. Till exempel, genom att kräva att endast högriskkonton ska stämmas av varje månad, kommer individer ha mer tid att undersöka eventuella skillnader snarare än att spendera sin tid på att stämma av nollbalanskonton utav mindre värde.

Ett lågriskkonto kanske endast behöver avstämmas årligen, medan ett balanskonto av hög risk kan prioriteras varje månad. Riskbedömningen bör också bestämma nivån av godkännande som behövs i arbetsflödet.

Fastställ riskbedömning

Alla konton är kategoriserade enligt de tre kategorierna och ska avstämmas efter det:

• Lågrisk-konton: Avstämningar ska utföras årsvis
• Medium-riskkonton: Avstämningar ska utföras kvartalsvis
• Högrisk-konton: Avstämningar ska utföras månadsvis

Riskbedömningar kan drivas av flera olika faktorer relaterade till ett konto. Till exempel, ett lågriskkonto kan baseras på avvikelsen från månad till månad eller skillnaden mellan huvudboken och balanser i underkonton. Å andra sida, kan ett högriskkonto definieras av ett debetsaldo som finns när kredit förväntas, om det har förekommit en högre avvikelse än vanligt i kontots saldo eller om samma avstämning misslyckades med en granskning i under föregående period.

Genom att använda riskbedömning för att dela upp konton, kommer F&A-team ha mer tid att undersöka eventuella skillnader istället för att spendera deras tid på avstämning av noll-balanskonton.

Med en riskbaserad avstämningspolicy, beslutade Trintechs kund HP, Inc. att alla konton under $1 miljon skulle avstämmas varje kvartal. Det är ett betydligt antal konton som HPs ekonomimedarbetare inte längre behöver gå igenom och bedöma.

Steg 3: Applicera ett riskbaserat tillvägagångssätt till automatisering

Enligt en ny rapport av Acuity Training rapporterade 98% av de svarande att de har sett ett kalkylbladsfel kosta deras arbetsgivare pengar. Manuella processer skapar ett stort rum för mänskliga fel, speciellt när team påskyndas och är överarbetade. När en organisation kommer till den punkten så är risken för fel på grund av att man skyndar sig för att hålla sin deadline extremt hög, och det slutar ofta med att team måste föra vidare siffror som de inte är säkra på för att helt enkelt hålla bokslutsprocessen igång.

Automatisering kan utnyttjas för att hjälpa implementeringen av en global kontoavstämningspolicy genom att stärka standardiserade metoder för riskhantering, vilket kommer öka den generella användningen.

Användare blir notifierade automatiskt när riskbedömningen av ett konto ändras baserat på avvikelser, väsentlighetströskel eller aktivitetsnivå – vilket gör riskbedömning mer transparent och objektivt.

Sammantaget är avstämningsprocessen byggstenen som skapar en solid grund för ditt månadsbokslut. Automatisering som utvecklats specifikt för att minska risker stödjer en effektiv kontoavstämningsprocess.

Steg 4: Minska avstämningsrisken ytterligare med automatisering av avvikelseanalys

Det sista steget till ett grundligt riskbaserat tillvägagångssätt för kontoavstämning är kontinuerlig analys av avvikelserapporter. Vanligtvis körs avvikelserapporter vid periodens slut när det finns betydligt mycket mindre möjligheter att minimera effekten av identifierade avvikelser. Att automatisera denna process med programvara för avvikelseanalys gör att finans- och redovisningsteam proaktivt kan hitta och minska riskområden och minska organisationens riskprofil.

I slutändan är utnyttjande av automatisering nyckeln till ett effektivt riskbaserat tillvägagångssätt för kontoavstämning så att man kan stärka bokslutet och frigöra tid i bokslutsprocessen utan att öka risken. För att lära dig mer om hur du kan modernisera ditt månadsbokslut, läs Bästa praxis #3: Standardisera processer över enheter och geografiska områden eller ladda ner “bästa praxis”- Eboken nedan

Bloggserie – 5 bästa praxis för att modernisera ditt månadsbokslut

• Bästa praxis 1: Koordinera dina medarbetare, processer, policy, och teknologi med varandra
• Bästa praxis 3: Standardisera processer över enheter och geografiska områden
• Bästa praxis 4: Optimera med avancerad automatisering
• Bästa praxis 5: Bygg ett samarbetande ecosystem