Hur förbättrar du kommunikationen på ekonomiavdelningen?

Bra kommunikation är avgörande för ett effektivt bokslut.

Utmaningar

Det har alltid varit viktigt för revisorer och ekonomer att ha ett detaljerat och välorganiserat arbetsflöde. Det blir allt viktigare att kunna kommunicera bra, både skriftligt och muntligt, särskilt nu när ekonomiavdelningen fått en mer rådgivande roll i organisationen. Ett effektivt möte och ett välskrivet mejl kan vara det som hjälper eller stjälper ett helt projekt.

Att arbeta effektivt och kommunicera bra med föråldrade verktyg kan kännas frustrerande. Det blir praktiskt taget omöjligt att uppnå tydliga budskap och förväntningar på dig och dina kollegor när informationen finns samlad i olika filer, pärmar och i huvudet på dig och dina kollegor. Med modern teknik kan all information samlas på ett och samma ställe, vilket ger alla en gemensam källa att förhålla sig till. Den fångar upp all input och möjliggör bättre kommunikation och samarbete.

Hur går det till?

Här är våra tankar om hur chefer kan få ut det bästa möjliga av dessa nya lösningar för att förbättra kommunikationen på ekonomiavdelningen.

Tips för förbättrad kommunikation

1. Bygg en enhetlig källa

Det är svårt att kommunicera effektivt om finansiella processer, framsteg och insikter när alla i teamet inte hänvisar till samma källa. När människor arbetar med olika kalkylblad, pappersfakturor och kvitton så är det nästan omöjligt att hålla koll på status.

Det är bara genom att digitalisera och samla all dokumentation och processer som team kan vara säkra på att de har en enhetlig källa som de kan basera sitt arbete och sin kommunikation på. Det kommer inte bara att hjälpa ekonomi-och redovisningsteam att kommunicera, det kommer också att bidra till att spara tid vid planering och rapportering. Dessutom kommer det bidra till att revisorer kan lägga fokus på att ge strategisk affärsrådgivning.

2. Skapa en plattform för samarbete

Mejl och möten är för de flesta det traditionella sättet för kommunikation på en arbetsplats. Den genomsnittliga kontorsarbetaren spenderar ungefär tre timmar om dagen på att läsa och svara på mejl. Det är uppenbarligen inte den mest effektiva metoden vilket framför allt kan bli problematiskt under hektiska perioder som vid period- och årsavstämning.

Innovativa och växande företag som har anställda utspridda på olika arbetsplatser och tidszoner bör investera i en molnbaserad lösning. Det finns nu lösningar som centraliserar checklistor och kontroller och som dessutom automatiskt dokumenterar förlopp för varje steg i processerna. Automatiska aviseringar och andra anteckningar håller alla uppdaterade om projektets utveckling och framsteg, vilket gör projektkommunikationen betydligt mer effektiv.

3. Utveckla en sammanhängande plan

Att veta vad man ska göra och när man ska göra det är grunden för en bra kommunikation. Innan du påbörjar en större uppgift bör du lägga ut en tydlig och sammanhängande plan för att vägleda ditt team genom uppgifterna. Att definiera interna kontrollpunkter är en viktig del för att kunna säkerhetsställa att uppgifterna utförs på ett effektivt och korrekt sätt. Det är också viktigt att säkerställa en tydlig verifieringskedja. Risker bör identifieras, analyseras och bedömas utifrån företagets riskprofil, detta är särskilt viktigt när nya medarbetare ansluter sig till teamet eftersom alla företag har sitt sätt att arbeta på.

4. Investera i medarbetarna

I redovisningsvärlden kan en liten felkommunikation leda till stora misstag. Redovisningschefer bör ha ett nära samarbete med personalavdelningen för att bedöma nyanställningar. Antingen genom att inkludera önskade färdigheterna i arbetsbeskrivningar eller genom att hitta sätt att testa dem på i anställningsprocessen. Det är också värt att investera i att utbilda befintliga medarbetare för att uppnå bra kommunikationsrutiner.

Det finns ett antal kurser och certifikat tillgängliga genom olika organisationer som fackföreningar och finansforum som inkluderar modeller om kommunikation och rapportskrivning. Det kan också vara bra att ha en bra kommunikatör bland befintliga medarbetare för att utveckla och genomföra en skräddarsydd lösning baserad på företagets specifika process och kultur.

Adra by Trintech

Att uppnå en bra kommunikation för ekonomi- och redovisningsavdelningar behöver inte vara komplicerat. För att säkerställa att dina medarbetare har bra verktyg tillgängliga för en effektiv och bra kommunikation kan du lära dig mer om våra lösningar.

Författare: Emma Wretman