Leveranstjänster som Uber, Foodora och Wolt har snabbt blivit en del av många svenskars vardag. Konsumenternas förväntningar på smidiga beställningar och snabba leveranser av mat och dagligvaror är idag skyhöga. För butiker och restauranger kan dessa tredjepartsaktörer dessutom erbjuda ökad synlighet och försäljning via populära beställningsappar.  

Men för ekonomiavdelningen har den här utvecklingen inneburit en ny utmaning och återkommande huvudvärk. Att stämma av intäkter och avgifter från försäljning via externa leveransplattformar är en komplex och ofta manuellt hanterad process – med bristande kontroll, avvikelser och risk för fel i bokföringen som följd.  

Utmaningar vid avstämning av försäljning via leveransplattformar  

Utan ett system för automatisk avstämning uppstår risker i varje steg. Från prissättning i beställningsappen och momsberäkning till hantering av avgifter och betalningar. När det dessutom handlar om flervägsmatchning av transaktioner multipliceras risken för fel. 

Känner du igen dessa utmaningar i orderflödet? 

1. Kunden lägger en order i appen: Felaktiga priser och momsberäkning. 
   
2. Ordern tas emot i POS-systemet (manuellt eller automatiskt): Risk för dubbletter och bedrägeri
   
3. Beställningen hanteras och levereras till kund. 
   
4. Tredjepartsleverantören skickar betalning, avgifter och/eller transaktionsfil till butiken/restaurangen: Bristfällig insyn i transaktionsdata och avvikande eller ofullständiga betalningar som kräver manuell granskning. 
   
5. Ekonomiavdelningen stämmer av intäkter och tillkommande avgifter för varje order: Tidskrävande, manuell process där detaljerad data ofta saknas och risk för felaktig eller utebliven bokföring av intäkter och avgifter. 

Vanliga scenarier och deras utmaningar 

Här är några typiska scenarier som kan uppstå när ekonomiavdelningen ska stämma av transaktioner från tredjepartsleveranser. Känner du igen dig i utmaningarna dessa medför? 

Scenario #1: Ordernummer stämmer inte överens. 

Utmaning: Ordernummer i POS-systemet matchar inte ordernummer i filen från tredjepartsplattformen. Istället krävs manuell jämförelse av order- och momsbelopp för att kunna verifiera transaktionen. 

---

Scenario #2: Avvikande momsbelopp. 

Utmaning: Momsbeloppet i tredjepartsplattformens data skiljer sig från det i POS-systemet. Detta kräver utredning, särskilt eftersom ansvaret för att redovisa momsen kan ligga på olika parter beroende på affärsupplägget. 

---

Scenario #3: Högre orderbelopp i POS än i leveransplattformen. 

Utmaning: Det här scenariot kan uppstå om leveransplattformen har missat att ta betalt för en artikel, exempelvis tilläggsbeställningar eller tillval som inte prissatts korrekt i appen. Även om det ofta handlar om små belopp som avviker kan de addera upp till stora kostnader om felet inte upptäcks i tid. 

---

Scenario #4: Högre orderbelopp i leveransplattformen än i POS-systemet. 

Utmaning: Ett högre totalbelopp i beställningsappen kräver åter igen efterforskningar för att förstå varför det avvikande beloppet saknas i POS-systemet. Kanske innehöll ordern fem artiklar men endast fyra registrerades i POS-systemet? Behöver någon artikel läggas till i POS för att transaktionen ska matcha? Det gäller att kontrollera att avgifter och artiklar är korrekt registrerade i båda systemen. 

---

Scenario #5: Order finns i leveransplattformen men saknas i POS-systemet. 

Utmaning: Detta kan bero på integrationer som fallerat, eller att en avbruten order ändå finns kvar i transaktionsfilen från tredjepartsleverantören. Oavsett orsak behövs manuell granskning. 

---

Scenario #6: Order finns i POS-systemet men inte i leveransplattformen. 

Utmaning: Här kan det röra sig om en manuell order som aldrig levererades till kund, eller ett potentiellt bedrägeriförsök. Det här är en av de mest kritiska typerna av avvikelser att följa upp eftersom risken för bedrägerier är som störst. 

Fördelarna med automatisk avstämning  

Med ett system för automatiserad avstämning av transaktioner, såsom Adra Matcher, kan alla dessa scenarier hanteras smidigt och effektivt. Med hjälp av smart automatisering kan du matcha transaktionerna från leveransplattformen med orders i ditt POS-system – helt utan manuellt arbete. Du får full kontroll på intäkter och kostnader, minskad risk för mänskliga fel och ditt team sparar mängder med tid som kan läggas på värdeskapande analys och uppföljning. 

Så fungerar automatiserad avstämning 

1. Lösningen matchar automatiskt transaktioner från POS-systemet mot tredjepartsleverantörens data. 
   
2. Fördefinierade matchningsregler hanterar majoriteten av transaktionerna utan manuell handpåläggning. Medarbetarna på ekonomiavdelningen behöver bara fokusera på eventuella avvikelser. 
   
3. Bokföringsunderlag för intäkter och kostnader skapas automatiskt för matchade transaktioner. 
   
4. Avvikelser, till exempel felaktiga betalningar, fel momsbelopp, dubbla eller annullerade beställningar, flaggas för manuell granskning. 
   
5. Systemet genererar rapporter för återkoppling till tredjepartsaktörerna vid exempelvis betalningsavvikelser eller felaktiga momsbelopp.