I stora organisationer och koncerner kan hanteringen av interna mellanhavanden inför bokslutet lätt skapa kaos på ekonomiavdelningen. Särskilt när det handlar om många juridiska enheter spridda över länder, valutor och tidzoner. Att matcha transaktioner i olika valutor, reda ut differenser i en gemensam kostnad eller jaga attestanter på andra sidan jordklotet kan snabbt bli en extremt tidskrävande arbetsuppgift. 

Avstämningen av interna mellanhavanden är lika komplext som viktigt. Den har direkt påverkan på koncernens finansiella status och möjlighet att leverera tillförlitliga rapporter i enlighet med gällande regler. Därför måste det här momentet effektiviseras och automatiseras. Läs vidare för att lära dig hur. 

Vad är interna mellanhavanden? 

Interna mellanhavanden uppstår när olika juridiska enheter inom samma koncern gör affärer med varandra, till exempel genom internförsäljning, tjänster, lån eller kostnadsfördelningar. Dessa transaktioner behöver följas upp, stämmas av och ofta elimineras i samband med koncernredovisningen för att de finansiella rapporterna ska bli korrekta och ge en rättvisande bild. 

Varför är avstämning av interna mellanhavanden så utmanande? 

Ett komplext moment i bokslutet

Avstämning av interna mellanhavanden är ett av de mest komplexa stegen i bokslutsprocessen. Särskilt när du ska matcha transaktioner som berör flera bolag och länder, alla med sina egna rutiner, regler och system. Det är upplagt för att saker ska falla mellan stolarna. 

När Excel inte räcker till

Använder du dessutom kalkylblad för att hantera avstämningen av interna mellanhavanden blir problemen bara större. Excel fungerar utmärkt för snabba beräkningar och mindre projekt, men är inte byggt för de krav som ställs på koncernredovisning och finansiella processer i stor skala. Manuell avstämning av interna mellanhavanden innebär en ökad risk för fel, ofullständig rapportering och bristfällig dokumentation för revision.  

Brist på realtidsinsyn försenar bokslutet

Att identifiera differenser är ett annat huvudbry. Utan realtidsinsyn i båda sidor av en transaktion kan avvikelser ligga oupptäckta i veckor. Det försenar bokslutet och skapar en felaktig bild av koncernens finansiella situation. I förlängningen kan det innebära att viktiga affärsbeslut fattas utifrån bristande underlag och förtroendet för de finansiella rapporterna raseras. 

Gamla system – grunden till stora problem

För många organisationer börjar dessutom problemen redan i källan – gamla system och isolerad data. Om varje bolag i koncernen arbetar i sitt eget affärssystem utan effektiv dataintegration blir kontoavstämning en långsam och felbenägen process. 

Automatiserad avstämning av interna mellanhavanden: Så fungerar det 

Idag kan de flesta arbetsflöden på ekonomiavdelningen effektiviseras med hjälp av smarta lösningar. Så även den så kritiska avstämningen av interna mellanhavanden.  

Med en smart automatiseringslösning, såsom Trintechs Adra Matcher, kan du ta tillbaka kontrollen över interna mellanhavanden. 

Så här fungerar det: 

1. Data från alla olika bolag och källor läses automatiskt in i matchningsmotorn. Du kan själv bestämma hur ofta – veckovis, dagligen eller flera gånger per dag. 
   
2. Systemet matchar automatiskt transaktioner utifrån de matchningsregler som du definierat.  
   
3. Matchningsregler kan kombinera olika parametrar såsom bolags-id, belopp, konto och fakturanummer. 
   
4. När allt stämmer överens matchas och bokas transaktionerna automatiskt utan någon som helst manuell handpåläggning. 
   
5. Transaktioner som inte kan matchas automatiskt av någon anledning flaggas som avvikelse för manuell granskning.
   
6. Du kan när som helst logga in i systemet för att få insyn i status på interna mellanhavanden – vilka som matchats automatiskt och vad som kvarstår. Eller sätta upp dagliga rapporter som skickas direkt till din inkorg. 
   
7. Systemet skapar automatiskt dokumentation kring matchade transaktioner för fullständig spårbarhet vid intern eller extern revision. 

Ta tillbaka kontrollen över interna mellanhavanden med automatisering 

I dagens snabbrörliga och internationella värld räcker inte längre Excel-blad och manuella lösningar. Avstämning av interna mellanhavanden kräver intelligens, automatisering och kontroll. Det är precis vad smarta lösningar som Adra Matcher erbjuder.  

Ta steget och inför automatiserad avstämning av interna mellanhavanden. Såväl medarbetarna på ekonomiavdelningen som finanschefen och koncernledningen kommer att tacka dig. Fördelarna med automatisering är lika många som viktiga.  

Fördelarna med automatisk avstämning av interna mellanhavanden: 

Tidsbesparingar

Ta bort manuella arbetsuppgifter och låt medarbetarna fokusera sin kompetens där den behövs – för att granska avvikelser och komplexa konton. 

Standardiserade processer

Inför gemensamma rutiner, mallar och arbetsflöden som säkerställer att regler, lagar och interna policyer följs. 

Fullständig insyn

När alla avstämningar hanteras i en gemensam lösning får du realtidskontroll över interna mellanhavanden och kan direkt se hur de påverkar koncernens övergripande finansiella situation. 

Skalbarhet

Med en effektiv och automatiserad process kan du ta dig an växande transaktionsvolymer och nya bolag utan att behöva ta in extra resurser eller kostsamma vikarier.   

Kostnadsbesparingar

Mindre manuellt arbete och snabbare bokslut innebär lägre kostnader och högre effektivitet. Dina medarbetare kan lägga tid på värdeskapande arbete istället för manuella kontoavstämningar. 

Kontroll och spårbarhet

Med all data och dokumentation på ett ställe kan du säkerställa att regelverk och interna policyer följs. Och när som helst ta fram underlag till revisorer. 

Tillförlitliga rapporter

Automatisering hjälper dig att leverera korrekta data till bokslutet, snabbare.