Om ditt företag säljer varor och tjänster via flera försäljningskanaler och erbjuder olika betalmetoder kan avstämning av betalflödet bli en komplex uppgift. Kunderna förväntar sig att kunna handla när och var de vill samt betala med den metod de föredrar. För företag med internationell verksamhet kan valutaväxling och lokala betalmetoder ytterligare försvåra avstämningsprocessen. Ekonomiavdelningen står inför utmaningen att hålla koll på transaktioner från flera system och betaltjänster samtidigt som redovisningen måste vara korrekt och uppdaterad.

I det här blogginlägget går vi igenom hur avstämning av betalflöden fungerar, vilka utmaningar som uppstår vid manuell hantering och hur automatisering kan skapa en effektiv, skalbar process som stödjer ökade transaktionsvolymer och företagets långsiktiga tillväxt.

.

 

Ökad försäljning – bra för alla utom ekonomiavdelningen?

Växande försäljningsvolymer är positivt för företaget, men innebär också mer arbete för ekonomiavdelningen. Utan en skalbar process för att stämma av betalningar kan det växande transaktionsflödet leda till ökat tryck, mer manuellt arbete och i vissa fall behov av extra resurser. Detta resulterar i högre kostnader och kan därmed minska den positiva effekten av ökad försäljning.

Samtidigt finns det en mängd regulatoriska krav att ta i beaktande. Bokföringslagen och internationella redovisningsstandarder kräver korrekt dokumentation och spårbarhet i betalningsflöden. Dessutom granskar revisorer ofta avstämningsprocessen, och en manuell hantering kan göra det svårt att möta revisionskraven på ett effektivt sätt.

Avstämning av betalningar: Så fungerar det

Avstämning av betalflöden kan ske på olika sätt, beroende på om bankkontot inkluderas i processen. Nedan förklarar vi hur avstämningen sker när banktransaktioner är en del av arbetsflödet:

1. Försäljningsdata registreras i ett externt system, exempelvis ett kassasystem (POS), e-handelsplattform, CRM eller biljettsystem. Totalbeloppet förs in i affärssystemet och bokförs på ett saldobärande konto i huvudboken.
2. Betaltjänstleverantörer (Payment Service Provider, PSP), såsom Adyen, Nets, Klarna, PayPal och Swish, sätter in en klumpsumma på bankkontot för alla transaktioner under en viss period, tex en gång om dagen. De tillhandahåller också detaljerade rapporter med transaktionsspecifikationer och avgifter.
3. Bankkontoutdraget visar de totala insättningarna från betaltjänsterna som klumpsummor där avgifterna redan är avdragna.
4. Differenser uppstår när saldot i huvudboken inte stämmer överens med bankkontot. Då måste detaljerade rapporter från försäljningssystemen och betaltjänsterna granskas för att matcha varje enskild transaktion.
5. Avgifter identifieras i rapporterna, matchas mot bankkontot och bokförs på separata konton.
6. Rimlighetsbedömningar kan behövas för att hantera osäkra differenser.
7. Avskrivningar kan göras om en differens inte kan fastställas eller korrigeras i tid.

Utmaningarna med manuell avstämning av betalflöden

Det finns en rad utmaningar med en manuell process för avstämning av betalningar. Och den negativa effekten av de här utmaningarna växer i takt med ökande transaktionsvolymer.

• Tidskrävande och resursintensiv: Att stämma av betalningar i Excelark eller liknande tar extremt lång tid. Dels för att matcha varje transaktion mot rapporter från olika källor, dels att granska och reda ut varför differenser uppstår för att sedan bokföra dessa på rätt sätt.
• Många olika datakällor skapar komplexitet: Förutom affärssystemet och banken behöver du information från flera olika försystem och externa leverantörer såsom Point-of-Sale (POS) system, e-handelssystem, CRM, samt ett stort antal olika betaltjänster.
• Svårt att reda ut differenser: Differenser kan uppstå av flera anledningar men med höga transaktionsvolymer och många datakällor kan det vara svårt att förstå vad saldot respektive differensen faktiskt består av.
• Rimlighetsbedömningar skapar osäkerhet: Om det inte går att fastställa varför en avvikelse uppstår använder många företag en rimlighetsbedömning för att avgöra vad som kan anses vara en acceptabel avvikelse. I längden skapar det här både osäkerhet och otydlighet för den övergripande finansiella rapporteringen.
• Risk för onödiga avskrivningar: Om differenser inte kan utredas riskerar belopp att skrivas av. Det är kanske inte något problem om det bara handlar om ett fåtal transaktioner med små belopp. Men när volymerna ökar kan det här påverka företagets redovisning negativt.

Så kan du automatisera avstämningen

En lösning för automatiserad transaktionsmatchning, som Adra Matcher, läser in all information från huvudboken, banken, försäljningssystemen och betaltjänstleverantörerna. Eftersom all data, inklusive bruttobelopp, detaljer och avgifter, finns samlat kan transaktioner matchas på detaljnivå – helt automatiskt.

Avancerade matchningsregler kan sättas upp för att fånga upp scenarier specifika för just ditt företag eller försäljningsmodell. En majoritet av alla transaktioner matchas då av systemet utan någon som helst handpåläggning från medarbetarna på ekonomiavdelningen. Kvar finns sedan ett antal öppna poster som antingen behöver stämmas av manuellt eller så kan systemet automatiskt skapa bokföringsorder för exempelvis korrigeringar eller avgifter.

Resultatet är en snabb och kvalitetssäkrad avstämning med full insyn i betalflöden. Kontrollen ökar samtidigt som behovet av rimlighetsbedömningar och avskrivningar minskar. Alla vinner på en automatiserad process:

• Medarbetarna på ekonomiavdelningen slipper manuellt arbete och får mer tid över till värdeskapande och utvecklande arbete.
• Ekonomichefen får ökad kontroll och minskad risk för fel eller bedrägerier.
• Revisorerna blir nöjda när de får bättre kvalitet på redovisningen.
• Företagsledningen får en skalbar verksamhet som stödjer ökade försäljningsvolymer och fortsatt tillväxt.

Vill du veta mer, eller har du en fråga? Inga problem. Fyll i formuläret så kommer en av våra mrdarbetare tillbaka till dig.