Utveckla din transaktionsmatchning med finansiell automatisering

Blogg post

Processen för transaktionsmatchning, som grund för kontoavstämning, är en viktig komponent i alla bokslut. Medarbetare på ekonomiavdelningar samlar och matchar transaktioner från två eller fler datakällor för att säkerställa att alla transaktioner redovisas. Att hantera denna process är ofta jobbigt och tidskrävande när man använder föråldrade verktyg och kalkylblad, då medarbetare förlitar sig på felbenägna kalkylblad för att dokumentera siffror och hitta avvikelser.

Utmaningarna med att manuellt matcha transaktioner

Utmaningarna med en manuell matchningsprocess förvärras bara när företag växer och dokumenterar transaktioner av stora volymer. Företag inom detaljhandel, e-handel och restaurangbranschen upplever ständigt dessa utmaningar när de försöker navigera tredjepartsleverantörer och kreditkortstransaktioner.

Brist på Standardisering och Synlighet

Även om kalkylblad är det traditionella sättet att dokumentera finansiella siffror tillsammans med formler och makron, så ger de inget tydligt sätt att spåra förändringar och standardisera layouts. Detta bidrar till en brist på synlighet och en hög sannolikhet för fel – antingen i formlerna eller i själva transaktionerna. Ytterligare kan formler och makron orsaka fel inom data, vilket påverkar den resulterande finansiella rapporteringen.

Att matcha transaktioner med utdaterade, traditionella metoder hindrar ekonomiledningen från att få insyn i processen i realtid. Flera kommunikationsmetoder behövs ofta för att fullt ut mäta statusen för viktiga och av varandra beroende arbetsuppgifter. Hur besvärligt manuell matchning än är, att använda status quo-processer hindrar finansteam från att arbeta så korrekt och effektivt som möjligt.

Separata källor av finansiell information

Att använda kalkylblad som är exporterade från ERP-system för att manuellt matcha transaktioner isolerar finansiella data ytterligare. Dessutom, att navigera bokslutet med traditionella metoder befäster silo-tänket och hindrar ekonomiavdelningen från att effektivt kommunicera med andra viktiga intressenter och avdelningar.

När antalet transaktioner ökar för organisationer, är det väldigt viktigt att alla transaktioner läggs in på en centraliserad plats för att förbättra kommunikation och samarbete genom matchningsprocessen.

Optimera ditt bokslut med automatiserad transaktionsmatchning

Att implementera en automatiserad lösning för transaktionsmatchning ger flera fördelar för finans- och redovisningsteam.

Förbättra matchning av kreditkortstransaktioner

När organisationer fortsätter att använda sig av tredjepartsleverantörer för att erbjuda flera olika betalning- och leveransmetoder, finns det inget tvivel om att det kan vara svårt att hänga med när det är höga volymer av transaktioner och man använder manuella matchningsmetoder.

Istället för att manuellt matcha varje siffra och hitta avvikelserna själva, kan redovisnings- och finansteam låta programvara för finansiell automatisering bära bördan av att lyfta fram avvikelser, vilket låter medarbetarna fokusera deras tid på att undersöka dessa avvikelser. Organisationer i detaljhandel-, e-handel- och restaurangbranschen kan också göra det möjligt för teknologi att match flera datakällor (som 3-vägs, 4-vägs, etc.), vilket eliminerar behovet av att manuellt matcha flera siffror för att korrekt dokumentera varje transaktion.

“Mellan de olika lösningarna vi granskade var Adra den överlägset starkaste lösningen för att matcha våra transaktioner på banknivå. I slutändan kände vi att Adra kunde förse oss med de kontroller vi behövde för våra revisioner och det kunde stödja vår högtillväxtstrategi.”  Sr. Finansanalytiker, Torchy’s Tacos

Att automatisera denna ganska jobbiga och manuella process ger också ekonomiavdelningen förmågan att centralisera sina processer, vilket ytterligare förbättrar interna kontroller och strömlinjeformar revisioner.

Skapa anpassade matchningsregler för specifika leverantörer

När företag – speciellt de i detaljhandeln, e-handeln och restaurangbranschen – utökar sin verksamhet till att inkludera tredjepartsleverantörer av betalningar och leveranser, blir utmaningarna med att matcha transaktioner till specifika leverantörer en mer akut fråga. Olika leverantörer har olika matchningsstrukturer; vissa har en enkel en-till-en-matchningsstruktur, medan andra kan ha avvikelser som uppstår under en matchning.

Exempel för e-handel

Företag inom e-handeln arbetar rutinmässigt med många leverantörer, oavsett om det handlar om att tillhandahålla ytterligare leverans- eller betalningsalternativ för kunder. Medan dessa leverantörer gör det möjligt för e-handlare att erbjuda flera olika alternativ, blir processen av att matcha olika avgifter och transaktioner svårare utan en standardiserat och automatiserad matchningslösning på plats.

En e-handelsorganisation som erbjuder produkter på Amazon kan brottas med att matcha transaktioner genom Amazon jämfört med försäljning via företagets hemsida. För leverantörer som inkluderar en avgift för att sälja på deras sida, blir de tillagda avgifterna svårare att spåra när e-handelsorganisationer matchar höga volymer av transaktioner genom kalkylblad och föråldrade verktyg.

Best Practices for the E-Commerce Financial Close | Perform 3-Way Matching to Identify Variances | Three illustrated individuals are gathered around transactions on phone while holding credit card and coins

Att implementera en automatiserad transaktionsmatchningslösning för höga volymer låter e-handelsorganisationen matcha transaktioner med en bestämd avvikelse och att skapa anpassade matchningsregler som är skräddarsydda för varje leverantör. Istället för att manuellt sortera igenom en stor mängd transaktioner dagligen eller veckovis, och matcha varje uppsättning av transaktioner, kan e-handelsföretag automatisera matchningsprocessen genom att importera data direkt från en ERP-leverantör och automatiskt matcha flera uppsättningar av finansiella data med flervägsmatchning.

Fördelarna med att använda en automatiserad matchningslösning stärker medarbetare på ekonomiavdelningen inom e-handel så att de kan ägna mer tid åt värdeskapande aktiviteter som driver företagets strategiska vision.

Investera i en flexibel matchningslösning

Att investera i en finansiell automatiseringslösning som inte bara är innovativ utan också flexibel är avgörande för att fortsatt vara framåtblickande och konkurrenskraftig i en dynamisk affärsmiljö. När organisationer expanderar sin back office-verksamhet är det avgörande att de implementerar både en standardiserad och automatiserad process som gör det möjligt för dem att effektivt skala sin verksamhet samtidigt som de ser möjligheter att ytterligare förbättra interna processer.

“Adra gör det möjligt att utföra allt. Det gör det möjligt för och stödjer organisationer att köra på topp. Med klarare och snabbare datainmatning kommer rikare analyser i rätt tid och förmågan att utföra värdefull problemlösning och strategiskt tänkande. Genom att låta teknologin göra det den är byggd att göra och möjliggöra för medarbetare att fokusera på mer engagerande och produktivt arbete, kan vårt finansieringsteam se större värde inte bara ur ett budgetperspektiv utan också i att ha en grund att bygga från eller förbättra en arbetskultur som är mer benägen att attrahera och höja medarbetarnas moral.” Dallas Cowboys