Hur du genomför din finansiella resa: Roadmap och bästa praxis från HP

Sedan man tog hjälp av Trintech 2011 har HP genomfört en massiv omorganisation av manuella processer till fördel för ett strömlinjeformat och automatiserat tillvägagångssätt för bokslutet. 

Att studera HP:s ekonomiska utveckling kommer att ge dig insikt i hur du bäst genomför en finansiell transformation inom din organisation. Som Jackie Peters, General Accounting Design, Process & Systems Senior Manager på HP säger, “det är inte ett projekt, utan en resa av ständig förbättring.” 

Viktiga insikter från HP:s finansiella transformationsresa 

Tydlighet är avgörande 

Tydlighet i hur teknologin gynnar din organisation är avgörande. Om du inte kan förstå hur teknologi kommer att fungera för dig, kan du inte förklara det tillräcklig bra för medlemmarna i ditt team som kommer att använda den dagligen. Trintech och HP arbetade tillsammans för att utveckla en plan för HP:s finansiella transformationsresa som gynnar alla medlemmar i deras organisation. 

“När vi gjorde avstämningar med Excel-blad letade vi efter ett verktyg eftersom vi visste att vi gjorde mer arbete än vad vi behövde göra. Dessutom visste vi att vi behövde mer insyn i vad som pågick i vår balansräkning.” – Jackie Peters 

Enligt Jackie Peters vann HP “Best in Class” på grund av att Trintech hjälpte till att förbättra det dagliga kassaflödets synlighet. HP förbättrade också metodiken för deras bokslut, från ett svårhanterligt, manuellt kvartalsbokslut till ett automatiserat månadsbokslut i realtid med ökad synlighet. Genom att gå över till ett riskbaserat tillvägagångssätt minskade HP risken samtidigt som den totala produktiviteten förbättrades. 

Teknologi är bara det första steget 

Att använda rätt teknologi är ett bra första steg, men det kan inte vara det enda steget, betonar Peters. HP använder teknologi för att ge insikter kring områden med falskhalsar till sina team, som sedan använder dessa insikter för att effektivisera sina processer och fokusera på en högre nivå av finansiell transformation. Deras team tar bort icke värdeskapande arbetsuppgifter och förnyar sig på ett sätt som de tidigare inte kunde göra. 

Peters kallar detta deras strategi för “ständiga förbättringar”. Att ständigt fråga “varför” och “hur” om existerande datamönster samt att genomföra en grundlig plan för förändringshantering är en del av denna strategi. Denna strategi gör att HP kan hålla reda på allt och implementera ett riskbaserat tillvägagångssätt för att vara medveten om eventuella problemområden. 

Ha alltid framtiden i åtanke 

Stöd och engagemang på alla nivåer av organisationen är nödvändigt för att framgångsrikt kunna implementera med vilket verktyg som helst, enligt Peters. Varje team-medlem ska kunna uttrycka sina kommentarer, bekymmer och idéer fritt. Att gå framåt är en gruppinsats och alla är viktiga för organisations helhet. 

“Att standardisera finansiella processer och redovisningsprocedurer handlar egentligen om att resa; att se på personer, processer, och teknologi och att förstå hur alla dessa passar ihop, och att förstå att det är en resa, det handlar inte bara om att köpa ett verktyg eller mjukvara.” – Jackie Peters 

Att hänga med konkurrenterna och analysera deras strategier är också otroligt viktigt. “Håll dig uppdaterad och gör din röst hörd.”, säger Peters. Kontinuerlig och solid forskning om vad som händer i din bransch är absolut nödvändigt för att ligga i framkant.

Viktigast av allt. Kom ihåg att förändring är en pågående utvecklingsresa som aldrig riktigt kommer att ta slut. När du har nått de ursprungliga målen har teknologin förmodligen avancerat från din startpunkt, och sk. “Best in Class” har utvecklats. Att ha en mental inställning kring ständig förbättring är viktigt för att fortsätta vara konkurrenskraftig. 

HP förstår att utnyttjande av automatisering är viktigt för ständiga förbättringar, eftersom det ger organisationen olika sätt att effektivisera processer, förbättra medarbetarnas engagemang och öka synligheten generellt