4 steg för riskhantering i ditt bokslut

Riskhantering har alltid varit en viktig funktion för finans- och redovisningsteam (F&A). Vanligtvis har ekonomiavdelningen förlitat sig på verktyg som kalkylblad och manuella processer för finansiell rapportering. Dessa manuella arbetsflöden skapar fragmenterade bokslutsverksamheter och ERP – miljöer (Enterprise Resource Planning) som äventyrar dataintegriteten – vilket tillhandahåller team med lite insyn och transparens i hur dessa processer påhttps://de.trintech.com/blog/2021/03/best-practices-integrating-erp-system-financial-close-software/verkar finansiella data. F&A team kan inte arbeta med dessa verktyg i en digital värld som är fullt av komplicerade riskfaktorer.

Finansiell automatisering hjälper till att effektivisera din månadsboksluts-process och ökar insynen medan samtidigt minska risk. Ett riskbaserat tillvägagångssätt för ett automatiserat bokslut gör att team ser risknivån på saker och riskens påverkan på företaget. Automatisering utför enklare, repetitiva arbetsuppgifter och ger rapportering i realtid och analyseringsförmågor samtidigt som teamet fokuserar på mer komplexa arbetsuppgifter.

Vilka är stegen för att använda finansiell automatisering till att minska digital risk? I den här bloggen kommer vi täcka de 4 stegen för riskhantering för finans- och redovisningsteam.

• Bedöm dina automatiseringsbehov
• Bygg en riskstrategi
• Uppnå standardisering och synlighet
• Förbered för revision

Bedöm automatiseringsbehov

Innan en organisation bestämmer sig för att implementera en automatiserad process, har de inte alltid ett ramverk för riskbedömning på plats, manuellt eller på annat sätt. Om en organisation använder manuella metoder kanske de förlitar sig mycket på kalkylblad, och har begränsad kontroll över data och analys. Manuella processer begränsar även F&A team från att hitta bedrägeri internt eller externt. Ytterligare är datasynlighet på en daglig basis begränsad och tillåter inte resurser bli allokerade rätt för högrisk-situationer.

“Med en knapptryckning låter vår Trintech Lösning oss analysera riskerna och möjligheterna i balansräkningen. Vi hade optimerat manuella processer efter bästa förmåga… men att spåra risker och möjligheter i balansräkningen via Excel har blivit alldeles för tidskrävande”, Keurig DR. Pepper

Finansiell automatisering arbetar tillsammans med F&A-team för att effektivt minska riskerna på ett konsekvent och pålitligt sätt. Team kan säkerställa att problem åtgärdas snabbare genom att erbjuda varningar i realtid snarare än att hantera problem reaktivt.

Bygg upp en riskstrategi

Individualiserade manuella metoder skapar inkonsekventa processer  för problemlösning. Att försöka genomföra bokslutsprocessen är ineffektivt när F&A-team inte kan komma överens om ett enda tillvägagångssätt. Att utföra en finansiell institutions strategi för riskhantering genom automatisering tillåter teamets utvärderingsförmåga att användas fullt ut. Förmågan att sätta riktlinjer för arbetsuppgifter och materiella trösklar sparar tid och säkerställer en proaktiv riskhantering. En av de mest synliga fördelarna med automatisering är att avstämningar nu kan göras under månadens gång. Det gör det enklare speciellt inom bank och finans då man kan hålla koll på flera transaktioner och i slutändan en stor summa pengar utan en hel månad att ”glömma bort” situationen.

“På grund av våra tidigare inkonsekventa och manuella processer fanns det alltid rädsla kring den övergripande integriteten för siffrorna vi rapporterade externt. Nu med Adra har vi full transparens och kontroll över våra processer och förtroende för integriteten hos siffrorna som vi visar varje månad” – RE/MAX

Uppnå standardisering och synlighet

Efter att ha bestämt en riskstrategi kommer standardisering och synlighet vara de följande två svaga områdena i de manuella processerna. En del av den processen, variansanalys, är ofta en nagel i ögat på en revisor. Controllern slutför vanligtvis variansanalysen i slutet av bokslutsperioden, vilket kräver en oproportionerligt mycket tid och ansträngning. Först när analysen är klar kan problem identifieras och åtgärdas.

Standardisering av compliance, kontroller och övergriplig riskhantering representerar en organisations engagemang för högkvalitativt arbete. Att implementera automatisering försäkrar att data och processer kontinuerligt minskar risk med precisa och upprepningsbara metoder i hela ekonomiavdelningen. Variansanalysen, med automatisering, kan nu bli en rutinprocess som är utspridd över månaden. Löpande variansanalys gör det möjligt för team att ha insyn i din organisations risker i realtid och hitta saker innan de hinner bli ett större problem. Varians är också ofta ansett vara tidkrävande men inte ha något större värde, och att slutföra den processen manuellt lämnar mindre tid för strategiskt riktningsutvecklingar. Revisorer har mycket att bidra med till en organisations tillväxt, de behöver befrias från tråkiga arbetsuppgifter.

“Förhållandet mellan redovisning och operativa aktiviteter har historiskt sett varit en “pitch-this-over-the wall” övning. Det finns aldrig tillräckligt med transparens. Men vi förändrar det med Trintechs lösningar. De erbjuder oss insyn i dessa aktiviteter i realtid som vi inte hade innan” – Western & Southern Financial

Förbered för revision

Precis med riskhantering är revisioner en naturlig motsvarighet i affärer, speciellt inom bank och finans. Under nästan två decennier har institutioner varit under ökad granskning från tillsynsmyndigheter, och att uppfylla de ofta ändrade kraven för compliance är allt svårare med enbart manuella processer. Ändå är den största risken för en revision att företag felaktigt framställt sin ekonomi, inte följt gällande regler, och åtminstone, glömt att förse med korrekt dokumentation för avvikelser i sina beslut. Revisorn har gått igenom böckerna och larmat ekonomiavdelningen om felen vid det här laget. Teamet måste då gå tillbaka genom sin manuellt skapade dokumentation för att hitta misstaget och genomföra en omräkning. Nu, lägg till extra interna riktlinjer, som exempelvis att hålla sig till COSO-ramverket, och se hur revisorerna börja svettas.

“Vår Trintech-lösning tillåter oss att enkelt spåra våra journalanteckningar, våra avstämningar, vem som är ansvarig för vad och vem som granskar och godkänner det tillsammans med kommentarer. Så, när vi går igenom vår revision, är allt superenkelt att spåra allt.” – Genesis Systems

Automatisering ändrar inte kraven på en revision, men den underlättar bördan för F&A-teamet. Med en automatiserad strategi för riskhantering på plats kan medarbetare på ekonomiavdelningen bli uppmärksammade på problem innan revisorer kommer. Och, om något kommer upp under revisionen kan teamet snabbare hämta rätt historiska data och lämna den till revisorerna. Automatisering är nödvändig för att möta växande och ständigt förändrade krav på compliance för att hålla processer väldokumenterade och redo för revision. Med historisk dokumentation tillgängligt med ett ögonblicks varsel, kan organisationer förbereda för en börsnotering (IPO), förvärv, fusion eller andra strategiska affärsrörelser. Även om ett företag väljer att förbli privat kommer tillsynsmyndigheter börja hålla företag till strängare standarder, enligt Accenture. En automatiserad strategi för riskhantering försäkrar att all dokumentation uppfyller reglerande standarder och är lättillgängliga med full synlighet. En viktig aspekt av att vara tillmötesgående är att vara tillgängligt, och finansiell automatisering gör det möjligt.

Att implementera ett omfattande ramverk för riskhantering är ingen liten bedrift, men fördelarna kommer synas i hela organisationen, inte bara hos ekonomiavdelningen. Att förbättra dina förmågor att hantera risk kommer hjälpa dig att möta chefernas förväntningar för affärstillväxt och samtidigt föra vidare kunskap och bästa praxis genom organisationen.

Verksamma personer inom finans behöver se problem och risker när de uppstår snarare än senare när risken påverkar företaget. Genom att investera i finansiell automatisering kan organisationer etablera ett ramverk för riskhantering som möjliggör för finans att arbeta mer effektivt och proaktivt. Automatisering möjliggör ökad synlighet, transparens, standardisering och effektivitet för tvärsamarbete och insikter i realtid om potentiella risker innan de påverkar företaget.

Ladda ner vår Ebok, 4 steg för att hantera finansiell risk för ett veta mer.