4 organisatoriska risker som organisationer ställs inför och hur automatisering kan hjälpa

Växande inflation, höjda räntor och risken för lågkonjunktur kombinerat med makroekonomiska utmaningar fortsätter att sätta stor press på ekonomiavdelningen.

För att möta dessa utmaningar måste ledare inom ekonomi och finans tänka om nuvarande strategier genom att kämpa för moderniserade processer och anta prövad teknologi som sparar tid och pengar, ökar värdet av arbete, förbättrar bibehållandet och moralen av medarbetare och samtidigt minska organisatorisk risk. Genom att gå från främst manuella processer till utvecklad automatisering kan ekonomiavdelningen identifiera brister att prioritera och bygga handlingsplaner för att minska de fyra största organisatoriska riskerna som företaget möter.

De största organisatoriska riskerna företag möter

• Strategiska risker
• Operativa risker
• Compliance-risker
• Rapporteringsrisker

Strategiska risker

Strategiska risker hotar förmågan att leverera förväntade resultat vilket kan skada organisationens möjlighet att växa och blomstra.

Kalkylark skapades inte för att ge en direkt linje av insyn i de komplexa finansiella processerna vilket finansierings- och redovisningsteam (F&A) tenderar att använda dem till idag. Med manuella processer saknar ekonomiavdelningen tillräcklig insyn och kan inte driva insikt kring affärerna för långsiktig framgång, vilket i slutändan skapar strategiska risker för organisationen.

“Att kunna generera strategisk insikter med pricksäkerhet var ett viktigt fokus för oss när vi bestämde oss för att implementera vår Trintech lösning, och det fokuset bara ökade. De sakerna som vi hade på plats var inte längre något som var bra att ha – de var fundamentala för vår förmåga att framgångsrikt driva företaget på distans i en period av ständig förändring. Det handlar bara om kunskap – ‘Hur kan jag omvända data till kunskap?’ Värdet av vår Trintech lösning, speciellt under de senaste 15 månaderna, har varit kritiskt för vår organisation.” – Dallas Cowboys

Men, att skifta dina bokslutsprocesser från osammanhängande kalkylark till en enda förvaringsplats hjälper organisationen att effektivt optimera resurser och minska organisationens strategiska risker genom att förbättra den övergripande synligheten och erbjuda dataanalyser i realtid för besluttagande.

Operativa risker

Operativa risker är risken för förluster till följd av störningar i den dagliga affärsverksamheten. Denna organisatoriska risk kan ha finansiell påverkan, skada organisationens rykte, och försvaga dess compliance.

Alla, från CEO:er till olika typer av intressenter, vill ha en tydlig bild av företagets finansiella position. Tyvärr är mänskliga fel vanliga i F&A-team som arbetar med flera manuella processer med data som har låg synlighet och hög arbetsbelastning. I stället för att granska den rapporterade datan innan man skickar det till chefer brukar team ofta skicka vidare siffror som de inte är säkra på för att processen ska kunna fortsätta framåt.

Med felaktigheter  i dina finanser blir det en rippeleffekt på alla andra processerna genom hela organisationen – Mindre fel klumpas ihop till ett mycket större problem, flaskhalsförsenings-processer, och ökade operativa risker blir oundvikligt med missledande och osammanhängande finansiella prognoser.

“En av de största förmånerna är att vår Trintech lösning gav oss insyn i flaskhalsarna i våra existerande processer och lyfte fram var vi behövde göra ändringar. Du kan inte fortsätta förbättra om du inte först har insyn i hur saker fungerar idag” – Bitstamp

Istället för att förlita sig enbart på kalkylark, kan en automatiserad lösning minimera de inneboende riskerna som kommer med manuella processer och förbättra integriteten hos alla bokslut medan samtidigt fördela tiden så att din ekonomiavdelning kan fokusera på andra saker som påverkar en större del av organisationen.

Compliance-risker

Compliance-risker hotar ett företag genom att man inte följer externa lagar eller krav. Ett exempel av compliance risk i ekonomiavdelningen är oförmågan att kunna producera finansiella dokument som följer gällande redovisningsregler (som exempelvis GAAP).

Organisationer kan endast bekämpa denna organisatoriska risk genom att implementera och följa riskbaserade interna kontroller och riskramverk. Starka och effektiva interna kontroller skapar ett skyddsnät som minskar compliance-risker. Detta försäkrar att ekonomiavdelningen har nått alla externa och interna krav på finansiell compliance.

“Cadency förser oss med riktig insyn i statusen av varje huvudboksavstämning och ökar compliance och ansvarstagande genom vår organisation”– Keurig Dr. Pepper

Förändringar av nuvarande processer, som att öka juridiska krav, kommer med arbetsflöden som F&A-team måste integrera i deras finansiella rapporteringsprocess. CFO:er kommer att försöka automatisera så många manuella processer som möjligt och leta efter effektiva arbetsflöden för att integrera dessa tillkommande krav i deras existerande finansiella rapporteringsprocesser och samtidigt leta efter sätt att optimera och automatisera bokslutsprocessen för att stödja deras F&A-team.

Rapporteringsrisker

Rapporteringsrisker hotar ledningens förmåga att följa resultat. Det möjliggör proaktiv riskhantering när organisationer identifierar och eskalerar problem när de kommer upp eller innan de förverkligas.

“Genom att automatisera våra kontroller ger det oss möjlighet att förhindra fel, ger oss förtroende för vår rapportering och att våra processer fungerar så effektivt som möjligt.” – Serco Group

Att övervaka och rapportera dina strategiska, operativa och compliance-risker är lika viktigt som att bokslutet blir klart i tid. Så även om ett snabbt bokslut kanske låter som en vinst, betyder det ingenting om all data är opålitlig.

För intressenter är snabb och högkvalitativ finansiell rapportering ett bevis på bra kontroller, så felaktiga, ofullständiga och oaktuella finansiella rapporter innebär därför stora risker för organisationer.

Med flera olika team som har tillgång till och lägger in data i flera kalkylark så finns det lite eller ingen kontroll över vad ledning och medarbetare har tillgång till i revisionskedjan, vilket ytterligare ökar risken att inkonsekvent data smyger sig in.

Automatisering av bokslutet kan minska denna rapporteringsrisk genom att lagra data i en enda lösning för att övervakas och hanteras noggrant.

Summan av kardemumman är att felaktigheter, inkonsekvenser och förseningar i bokslutsprocessen har ett pris.

Att ta tiden för att bedöma dessa fyra organisatoriska riskerna som associeras med en manuell och decentraliserad bokslutsprocess, kan spara ditt företag tid och pengar och tillåta din organisation att ligga före konkurrenterna!