Investera i framtiden med en moderniserad bokslutsprocess

Blogg post

Det är ett faktum att finans- och ekonomiavdelningen historiskt sett har betraktats som de som är ansvariga för bokslutsprocessen. Den uppfattningen har dock förändrats under de senaste åren. Enligt Gartners 2021 CFO Perspective skiftar CFO:er prioriteringar från funktioner som fokuserar på värdeskyddande – som att balansera böckerna – till värdeskapande, som prediktiv modellering.

Korrekta siffror kommer alltid att vara en grundpelare för finans- och ekonomiavdelningen. Styrning och compliance har traditionellt varit avgörande för verksamheten och kommer att fortsätta att vara det. Men framåtblickande CFO:er måste ta vara på kreativitet och ha förmågan att bemöta de osäkerheter som blir allt vanligare i en föränderlig värld. Om ekonomiteam vill bli framtidsfokuserade och naturliga värdedrivare är det viktigt att uppnå en bokslutsprocess som är snabb, korrekt och effektiv. Detta blir bara möjligt genom att investera i människor, processer och tekniker.

Vanliga utmaningar under bokslutsprocessen

#1: Människor når inte sin fulla potential på grund av repetitiva uppgifter

När ekonomiteam inte kan arbeta proaktivt med bokslutsprocessen har människorna inte möjlighet att utvecklas. Tunga manuella processer som förlitar sig på verktyg som kalkylblad kan leda till manuella fel, och problemen kan bara lösas reaktivt efter att de redan har inträffat.

När ekonomimedarbetare spenderar så mycket av sin tid och energi på att hämta och organisera data till kalkylbladen får de väldigt lite tid över för att göra det analytiska arbetet. Men genom att investera i att standardisera processer och tillhandahålla rätt tekniska verktyg kan denna balans uppnås och de anställda kan nå sin fulla potential.

Genom att utnyttja automatiseringsverktyg som Adra by Trintech kan mycket av datautvinningen och formateringen göras automatiskt. Adra Balancer kan automatiskt stämma av poster i balansräkningen efter specifika regler som att identifiera nollbalanser vilket gör att man bara behöver fokusera på att undersöka avvikelserna. Transaktionsmatchning vid stora volymer och flervägsmatchning kan göras av Adra Matcher, och kommer att minska de timmar som spenderas på att analysera data som vanligtvis redan matchar.

Detta frigör mer tid för medarbetarna att fokusera på analys och ett mervärdeskapande arbete. Utöver det ger det möjligheter till karriärutveckling och att utveckla nya färdigheter genom att ekonomiteamet får lära sig och förstå de nya digitala verktygen som de använder. På detta sätt kan alla inblandade tillföra värde inte bara till finans- och ekonomiavdelningen utan också till organisationen som helhet.

Your people are your greatest resource when it comes to the month end close process.

#2: Processer är inte standardiserade i regioner eller team

Innan någon ny teknik kan implementeras på finans- och ekonomiavdelningens funktioner måste själva bokslutsprocessen vara tydlig och standardiserad. Om varje team, region eller funktion hanterar processen på olika sätt är det helt enkelt inte möjligt att tillämpa en genomgående standard.

Dessutom måste processen optimeras. Om automatisering tillämpas på en bristfällig process kommer verktyget att göra samma misstag som vid manuellt arbete, bara snabbare.

Utbildning för olika användare och målgrupper på olika avdelningar är avgörande för att förbättra processerna och hålla dem konsekventa. Vid onboarding av en nyanställd måste organisationen se till att de genomför sitt arbete korrekt redan från början. Att erbjuda repetitionskurser och tydligt kommunicera eventuella processförändringar är också viktigt.

När en standardiserad process är på plats kan verktyg som Adra Task Manager dokumentera dessa arbetsflöden och ge insyn i vem som tilldelas vilka uppgifter. Dashboards i realtid erbjuder en enhetlig datakälla vilket gör att ledningen kan få en välbehövlig överblick. Dessutom gör det att teamet kan slutföra sina uppgifter och gå vidare utan att oroa sig för opålitliga tillvägagångssätt för kommunikation som kalkylblad eller att ropa till varandra tvärs över kontoret.

Standardizing the month end close process is just as important as implementing new technologies.

#3: Tekniken utnyttjas inte för att maximera bokslutsprocessen

En finans- och ekonomiavdelning som investerar i medarbetare och processer kommer fortfarande att ha svårt att uppnå sin framtidsvision om den befintliga tekniken är föråldrad. Som nämnts i samma Gartner-undersökning tidigare så är CFO:ers mål även att digitalisera ekonomifunktionen. Framåtblickande CFO:er vet att de inte bara går att lösa problemen provisoriskt, de behöver en skalbar lösning.

En övergång till automatisering och optimering kommer att hjälpa medarbetarna på ekonomiavdelningen, inte ersätta dem. Genom att använda verktyg för att automatisera det administrativa arbetet kan teamen spendera mer tid på mervärdeskapande arbete som kommer utveckla och motivera dem.

Genom att investera i rätt teknik, förbättra sina processer och främja talanger kan finans- och ekonomiavdelningen moderniseras vilket gör dem redo för tillväxt och för att kunna tillföra värde till hela verksamheten. För att ta reda på mer om hur Trintech kan stärka dina team, kontakta oss gärna för att boka en demo.

[cta-content-placement]

Författare: Emma Wretman