Automatiserad transaktionsmatchning: Den perfekta matchningen för din bokslutsprocess

Målet för varje finans- och ekonomiavdelning är att stödja produktionen av tillförlitliga dokument under bokslutsprocessen, och att göra det på ett sätt som ökar effektiviteten samtidigt som kostnaderna och riskerna minskar. Men i takt med att organisationer växer och förändras i en oförutsägbar värld ställs CFO:er inför komplexa problem. Detta gäller särskilt företag som hanterar en stor mängd transaktioner. Inte nog med att ekonomiavdelningen måste göra avstämningar för upp till tusentals transaktioner, de måste göra det på ett sätt som är snabbt och noggrant utan att överbelasta sina team.

En ineffektiv bokslutsprocess kan kosta dig stora talanger

Trintech höll tidigare ett webbinarium för att diskutera de största utmaningarna som ekonomiavdelningar kommer att möta under 2022, och hur automatiserad transaktionsmatchning kan användas för att lösa dessa problem. Tyler Yorke, Product Marketing Manager på Trintech, diskuterade den nuvarande arbetsmarknaden som CFO:er navigerar i:

“Vi har alla hört den nya frasen, ‘The great resignation’. Åtta av nio chefer säger att de upplever en högre omsättning än normalt nu, så det är ingen överraskning att 81% av CFO:er är oroliga för att hög omsättning och arbetskraftsbrist kommer att påverka företagets intäktstillväxt. Varför ger sig folk av? Utöver kollegor tror CFO:er att det handlar om bättre löner.” säger Tyler Yorke, Product Marketing Manager.

Datan stödjer dessutom CFO:ers uppfattning. Rapporter från Forbes och Deloitte har visat att ungefär en av fyra amerikanska anställda lämnade sina jobb under 2021. En majoritet tillhörde generationerna millennial- och GenZ vilket tyder på att de främst är motiverade att lämna sin arbetsgivare på grund av  missnöje med sin nuvarande lön. Utan några indikationer på att denna trend kommer att vända inom snar framtid måste CFO:er vara beredda på att två av de svåraste utmaningarna under 2022 kommer vara att behålla talanger samt behovet av processförbättringar.

På ekonomiavdelningen är teknik en nyckelfaktor för att attrahera och behålla talanger. Detta gäller särskilt de yngre talangerna eftersom millennials och GenZ är uppväxta i ett samhälle präglat av teknisk innovation. Om ett företag hanterar bokslutsprocessen utan moderna hanteringsverktyg som automatiserad transaktionsmatchning riskerar de att gå miste om eller förlora stora talanger.

Automatiserad transaktionsmatchning stärker team och förbättrar moralen

När företag växer och börjar stämma av nya källor och högre datavolymer kan en manuell flervägsmatchningsprocess inte skalas upp tillräckligt effektivt för att uppfylla företagets avstämningskrav. Med en modern mjukvaruplattform som Trintechs Adra Matcher kan automatiserad transaktionsmatchning köras enligt specifika regler och procedurer som bestäms av ditt ekonomiteam.

I stället för att behöva gå igenom och stämma av ett stort antal transaktioner manuellt kan ditt team använda automatiserings- och hanteringsverktyg som gör jobbet åt dem. Det här kommer att frigöra tid som normalt skulle spenderats på att manuellt räkna ut orsaken till avvikelserna och skapar därför en smidigare bokslutsprocess. I stället för att behöva schemalägga möten för aktivitetsuppdatering kan man enkelt logga in på plattformen och se matchningsprocessens status, vilket gör att man kan fokusera på att bara granska avvikelserna.

“En viktig sak att notera är att många verkar tro att det sätter deras jobb på spel, men så är inte fallet. När du är snabb och effektiv i din bokslutsprocess kan du i stället lägga tid på andra viktiga aktiviteter som till exempel teamutveckling, budgetarbete eller affärsrapportering. Du och alla andra i ekonomiteamet kan tillföra värde på många andra sätt i din organisation.” säger Tyler Yorke, Product Marketing Manager

Genom att automatisera de mer vardagliga aspekterna av bokslutsprocessen kan ditt ekonomiteam få en bättre balans mellan arbete och privatliv. Dessutom får din välutbildade personal möjlighet att lägga sin kompetens och sina färdigheter på arbetsuppgifter som faktiskt skapar mervärde till organisationen. Det kommer även leda till att du lockar nya talanger från de yngre tekniskt kunniga generationerna.

Strategi för attt implementera ett automatiserat transaktionsmatchningsverktyg

Kanske inser du att det finns ett behov av att implementera automatisk transaktionsmatchning i din bokslutsprocess, men du är osäker på var du ska börja? När du utvecklar ett ramverk bör du tänka på hur din organisation kan gå igenom dessa hierarkiska steg:

1. Källdatas kvalitet och konsekvens: Hur automatiserar jag data och manuella processer av källdata från ett befintligt eller äldre system?
2. Flermatchningsregler: Hur gör jag för att systemet ska utföra flera automatiska matchningar baserat på olika kriterier innan jag ger mig på några manuella matchningar?
3. Hanteringsverktyg för avvikelser: Hur gör jag för att lösningen ska minska den manuella arbetsbelastningen för det som inte blivit automatiskt matchat enligt mina aktuella konfigurerade regler?
4. Kontroller fungerar konsekvent: Hur får jag lösningen att flagga objekt för vidare undersökning, skapa förfrågningar via e-post och se till att de blir lösta?

För att höra frågorna ovan diskuteras och för en ytterligare utforskning av hur en hållbar bokslutsprocess ser ut och hur automatiserad transaktionsmatchning kan ta dig dit kan du titta på webbinariet.

Författare: Emma Wretman