Minska finansiella risker: Ta kontroll över ditt bokslut

Det primära målet för varje redovisningsteam är att snabbt och effektivt kunna ta fram korrekta finansiella rapporter. Men att uppnå effektivitet och noggrannhet i bokslutsprocessen kommer inte utan utmaningar. För att bättre förstå dessa utmaningar intervjuade vi under 2021 nästan 500 anställda på ekonomiavdelningar i 430 organisationer från en mängd olika branscher runt om i världen.

Vi bad var och en att beskriva deras två största utmaningar under de senaste 12 månaderna. De var följande:

• 51% – Hålla deadlines/tidspress
• 46% – Distansarbete
• 27% – Minskad storlek på teamen
• 27% – Tillhandahålla analyser för att få affärskritiska insikter
• 15% – Hålla kostnaderna under kontroll
• 12 % – Insyn över kärn-KPI:er
• 22% – Övriga utmaningar

Med tanke på den påverkan covid-19 haft på alla marknader och branscher var resultaten inte direkt en överraskning, särskilt gällande att hålla deadlines och ställa om till distansarbete.

Dock kunde vi tack vare denna insikt identifiera vad som utgör ett hållbart bokslut och vad man ska tänka på. Läs vidare för att lära dig varningstecken som tyder på en ineffektiv bokslutsprocess och vad du kan göra för att förbättra den.

4 tecken på att du har en ineffektiv bokslutsprocess

För att uppnå en effektiv bokslutsprocess måste du först och främst kunna identifiera tecken som tyder på ineffektivitet.

Håll utkik efter:

1. Manuella bokslutsprocesser

Om större delen av processen utförs manuellt via kalkylblad har du förmodligen problem med:

• Ineffektivitet och minskad produktivitet
• Brist på skalbarhet
• Förhöjd risk för fel

Även om kalkylblad en gång var grunden för ekonomi och redovisning så har rapporteringskrav och växande komplexitet i organisationsstrukturen skapat ett behov av en mer flexibel lösning. Traditionella kontoavstämningsprocesser medför många risker.

2. Flaskhalsar

När covid-19 tvingade redovisningsteam att arbeta hemifrån avslöjade det snabbt flaskhalsarna som plågade redovisningsteamen.

Team som förlitade sig på manuella godkännanden för checklistor visste inte när de skulle påbörja vissa uppgifter. Detta ledde till bokslutsprocesser som tog 15–20 dagar att slutföra i stället för 10.

Dessutom fanns en problematik gällande omarbetning för de team som arbetade med kalkylblad. När teamet inte är synkade och en bokslutsaktivitet slutförs vid fel tidpunkt utan kommunikation, kan det leda till att någon annan i teamet måste lägga tid på att göra om arbetet baserat på de senaste ändringarna.

Bristen på insyn och kontroll hindrar ledningen och teamet från att veta när uppgifterna slutförs vilket kraftigt kan sakta ner eller i värsta fall stoppa processen helt.

3. Långa mötestider

Bokslutet tar tid att slutföra, men många team fastnar i långa möten för att avgöra statusen för stängningen.

Det finns en viss ironi i det faktum att hålla ett långt möte – och ta tid från ditt team för att slutföra sina bokslutsuppgifter – för att diskutera var de är i processen och vad som hindrar dem från att slutföra sina uppgifter.

Utan insyn och kontroll är detta tyvärr oftast det enda sättet att hålla ordning på bokslutet.

4. Extremt långa revisioner

Även om revisioner vanligtvis är mycket tidskrävande på grund av den grundliga granskningen leder dålig dokumentation, manuella misstag och brist på ordentliga kontroller ofta till ännu längre granskningstider.

Den tid som krävs för att utföra revisionen i kombination med bristande insyn och dokumentation leder till ännu längre och dyrare revisioner. När problem dyker upp, kan din organisation lösa dem genom dokumenterade procedurer? Revisorerna är intresserade av om företaget som ska granskas har dessa metoder på plats eller inte.

5 Metoder för hantering av finansiella risker

I vår tidigare nämnda studie frågade vi även våra samlade experter vilka utmaningar de stod inför som hindrade dem från att ha en mer effektiv bokslutsprocess. Återigen fick de välja två svar. De svarade:

• 45% – Brist på automatisering
• 43% – Manuellt arbete
• 24% – Brist på standardisering
• 24% – Arbetsvolym
• 19 % – Hantering av arbetsflödet
• 15% – Datakvalitet
• 12% – Brist på samarbete
• 11% – Personalhantering
• 7% – Övrigt

För att på bästa sätt bemöta och lösa dessa utmaningar för din bokslutsprocess finns det fem metoder du kan använda dig av.

1. Undvik ditt eget status quo

Nöj dig inte med dina standardrutiner. Genom att titta på dina interna processer och identifiera svagheterna kan du få en mer grundlig förståelse för vad du gör rätt och vad du gör fel. Detta ger dig den insikt du behöver för att skapa strategier som skyddar ditt företags rykte och minskar ekonomisk risk.

2. Förstå din riskprofil

Den finansiella risken är 100% oundviklig. När du har accepterat detta kan du i stället börja undersöka och förstå din riskprofil, vilket minskar den inverkan den har på ditt företag. Ett sätt att göra detta på är att använda modellen Three Lines of Defense.

Modellen Three Lines of Defense hjälper dig att få fullständig kontroll över din bokslutsprocess och inkluderar dessa skydd:

1. Affärsenheter inom organisationen
2. Styrelsens riskkommitté
3. Internrevisor (internrevisorn bör vara din sista försvarslinje; affärsenheter inom din organisation och din styrelses riskkommitté bör fånga upp alla skakiga processer och avvikelser)

3. Säkerställ en stabil grund för riskreducering

För att säkerställa en stabil grund för att förhindra ekonomisk risk bör du använda det tillvägagångssätt som kräver minst tid och pengar att genomföra men som är tillräckligt för att uppfylla dina mål och ger en lönsam ROI.

Adra Suite by Trintech erbjuder ett prisvärt bokslut som gör att du kan driva en riskbaserad metod för avstämningar. Klicka här för att se hur våra lösningar fungerar tillsammans för att automatisera och effektivisera din bokslutsprocess och minska riskerna.

4. Testa och kontrollera dina processer

Att prognostisera sin budget är ofta en av de svårare uppgifterna i affärsverksamheten. Det bästa du kan göra för att underlätta är att ha metoder och verktyg på plats som stöder genom att erbjuda insyn, testning och kontroll över dina ekonomiska processer.

5. Utnyttja teknologi för bokslut

I en studie från Hackett Group slutförde företag som investerade i teknologi för sina bokslutsprocesser sitt bokslut i genomsnitt fyra dagar snabbare än de som inte gjorde det. De uppnådde också betydligt bättre avkastning genom att minska sina revisionsavgifter med 49 procent och sina kostnader för att redovisa dem med 55 procent.

Genom att införa rätt teknologi för automatisering av redovisningen kan du dra nytta av följande fördelar:

• Förbättrad insyn
• Minskade fel
• Bättre balans mellan arbete och privatliv
• Ökad kontroll

Hur ser framtiden ut gällande att begränsa de finansiella riskerna?

Låt oss gå tillbaka till den undersökning vi genomförde 2021 för att få en uppfattning om vilka risker eller orosmoment våra respondenter tror kan dyka upp i framtiden kring finansiella processer. På frågan gällande utmaningar för bokslutet de kommande fem åren identifierade 50 procent av de svarande att den största utmaningen är att få arbetet gjort på rätt sätt och i tid. 33 procent svarade att rekrytering och behålla anställda skulle vara deras största utmaningar.

För att förbereda dig för framtiden och hitta lösningar på dessa utmaningar har du här några steg du kan vidta för att minska de finansiella riskerna ditt företag står inför.

1. Utvärdera dina behov av redovisningsautomation

Det är inte alltid lätt att förstå vilken hjälp du behöver när du aldrig använt automatisering i ditt bokslut. Adra kan hjälpa dig att undersöka dina nuvarande processer och identifiera de bästa delarna att automatisera för att förbättra just dina processer. Minska dina risker med:

• Automatisk datainmatning
• Effektiviserade processer
• Automatiserade processer

2. Bygg din riskstrategi

Sätt målen för att införa en automatiserad lösning för redovisningen, så som Adra, så att du kan bygga en effektiv riskstrategi. Om du har löst definierade mål, ta dig tiden att tydliggöra dessa och kartlägg det bästa sättet att uppnå dem.

Om du till exempel vill uppnå en kortare stängning med bättre insyn kan du använda Adra Analytics för att noggrant utforska detaljerna i din ekonomiska data.

3. Uppnå standarisering och insyn

Genom att bedöma dina automatiseringsbehov och bygga din finansiella riskstrategi kan du börja införa effektiva lösningar som minskar din ekonomiska risk.

Även om processen tar tid leder varje liten förbättring till bättre resultat och gör din bokslutsprocess mer och mer optimerad. Detta leder så småningom till en mer effektiv bokslutsprocess med full insyn och kontroll.

För att få djupare inblick i ekonomisk riskhantering och hur Adra kan hjälpa dig hantera dina risker, klicka här för att boka en gratis demo.

Författare: Emma Wretman